{{ result.type_rendered }}
Retta Services Oy tuottaa isännöintipalvelua asiakasyrityksinään oleville taloyhtiöille Retta Isännöinti- aputoiminimeä käyttäen. Tässä dokumentissa viitataan palveluntarjoajaan nimellä Retta Isännöinti.
Retta Isännöinnin liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan ja sidosryhmistään tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Retta Isännöinti toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta Retta Isännöinti on henkilötietojen käsittelijä. Retta Isännöinti on käsittelijä myös asiakkaidensa asiakkaille isännöintisopimuksen perusteella tarjoamansa asiakaspalvelun osalta.1
REKISTERINPITÄJÄ: Retta Services Oy, Retta Isännöinti (y-tunnus 0871684-7)
Henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjapitolaki, rahanpesulaki) sekä OmaRetta-palvelun osalta palvelun tuottaminen ja ylläpito.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä potentiaalisista asiakkaista tietoja myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin, asiakaskyselyihin ja muihin vastaaviin markkinointitoimiin. Käsittelyperusteena on tällöin Retta Isännöinnin oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.
Käsittelemme asiakaspalautteita ja reklamaatioita, jotta voimme kehittää palveluamme, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja varautua mahdollisiin oikeudellisiin toimenpiteisiin.
1 Rekisteripitäjänä toimii tällöin kyseinen asunto-osakeyhtiö, jonka isännöintipalveluista Retta Isännöinti huolehtii osapuolten välisen sopimuksen mukaan. Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle. Mikäli siis kyse on asunto-osakeyhtiön, kiinteistöosakeyhtiön tai vuokranantajan henkilötietorekisteristä, tulee tiedustelut osoittaa kyseiselle rekisterinpitäjälle.
Retta Isännöinnin asiakaspalvelusta huolehtii keskitetty asiakaspalvelukeskus. Asiakaspalvelujärjestelmä tallentaa kaikki keskukseen tulevat yhteydenotot, kuten sähköpostit ja puhelut. Tallennettavia tietoja ovat yhteydenoton päivämäärä ja kellonaika, asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään tallentuu sähköpostien sisältö sekä tallenteet puhelinkeskusteluista. Tietojen käyttötarkoitus on asiakassuhteisiin perustuva asiakaspalvelun hoitaminen ja puheluiden sisällön varmentaminen. Edellä kerrottujen henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteen hoitamiseen. Asiakaspalvelujärjestelmään tallennettuja tietoja säilytetään 180 vrk. Tiedot voidaan tapauskohtaisen huolellisen harkinnan perusteella kuitenkin säilyttää pidempäänkin silloin kun se sille on hyväksyttävä peruste.
Rekisteröidyistä kerätään mm. seuraavia tietoja: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), IP-osoite. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen.
Asiakasrekisteriin tallennetaan myös OmaRetta- palveluun rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjäprofiilit. Käyttäjäprofiili voi sisältää henkilön nimen, puhelinnumeron, osoitteen, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön nimen ja huoneiston tunnuksen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, henkilötunnuksen, tilinumeron sekä mahdollisen profiilikuvan. Lisäksi palvelu sisältää käyttäjän palveluun syöttämät tai lisäämät muut tiedot. OmaRetta- palveluiden käytöstä on laadittu erilliset käyttöehdot, joista ilmenee tarkemmin mm. palveluiden kehittämistarkoituksessa kerättävät erilaiset tiedot.
Lisäksi rekisteri sisältää asiakaspalvelutilanteissa ja reklamaatioiden käsittelyn yhteydessä saadut muut tiedot. Edellä mainittujen tietojen lisäksi asiakasrekisteriin tallennetaan asiakaspalveluun saapuneiden puheluiden ajankohdat ja tallenteet sekä sähköpostikeskustelut.
Retta Isännöinti harjoittaa vähäisessä määrin myös asuntovuokraustoimintaa. Asuntovuokrauksessa henkilöistä voidaan kerätä lisäksi alla lueteltuja henkilötietoja.
Syntymäaika, henkilötunnus, aiempi osoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät mahdolliset muut tiedot, luottotiedot, vuokrasopimuksen sisältämät tiedot sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta tai Suomen Asiakastieto Oy:ltä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Retta Group -konsernin sisällä tarpeen mukaan.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle saatavien perimiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisille. Myös oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.
Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa myös välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle (esim. ARA:lle toimitettava asukasvalintailmoitus) lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käsittelyn tarkoitus. Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaoloajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Palvelun tuottamiseksi kerätyt henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjä käyttää palvelua. Lakisääteisen velvoitteen perusteella kerätyt henkilötiedot lain edellyttämän tai mahdollistaman ajan.
Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen henkilö tietojemme mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan, kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa. Annetut tarjoukset niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään niin pitkään kuin on tarjousprosessin kannalta tarpeen.
Asiakkaan tunnistamista koskeva lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Asiakaspalvelun puhelutallenteet säilytetään 180 vuorokautta sekä sen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja pääsy siihen rajataan vain henkilöihin, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Rekisterinpitäjän henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus ja henkilöstö koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä ja tietämystä pidetään yllä säännöllisesti.
Myös mahdollisilta Retta Group -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä ja oikeus saada tieto hänen henkilötietojaan koskevasta tietoturvaloukkauksesta.
Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse.
