{{ result.type_rendered }}
Retta Services Oy tuottaa isännöintipalvelua asiakasyrityksinään oleville taloyhtiöille Retta Isännöinti- aputoiminimeä käyttäen. Tässä dokumentissa viitataan palveluntarjoajaan nimellä Retta Isännöinti.
Retta Isännöinnin liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan ja sidosryhmistään tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Retta Isännöinti toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta Retta Isännöinti on henkilötietojen käsittelijä. Retta Isännöinti on käsittelijä myös asiakkaidensa asiakkaille isännöintisopimuksen perusteella tarjoamansa asiakaspalvelun osalta.
REKISTERINPITÄJÄ: Retta Services Oy (y-tunnus 0871684-7)
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS
Retta Isännöinti ylläpitää asiakasrekisteriä tuottaessaan isännöintipalvelua taloyhtiöille. Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat asiakkaan ja Retta Isännöinnin välisen sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (mm. kirjanpitolaki, rahanpesulaki, asunto-osakeyhtiölaki).
Käsiteltävät henkilötiedot
Retta Isännöinnin asiakkaista kerätään seuraavia tietoja: henkilön nimi, asema asiakasyhtiössä, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen.
Asiakasrekisteriin tallennetaan myös OmaRetta- palveluun rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjäprofiilit. Käyttäjäprofiili voi sisältää henkilön nimen, puhelinnumeron, osoitteen, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön nimen ja huoneiston tunnuksen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, henkilötunnuksen, tilinumeron sekä mahdollisen profiilikuvan. Lisäksi palvelu sisältää käyttäjän palveluun syöttämät tai lisäämät muut tiedot. OmaRetta- palveluiden käytöstä on laadittu erilliset käyttöehdot, joista ilmenee tarkemmin mm. palveluiden kehittämistarkoituksessa kerättävät erilaiset tiedot.
Retta Isännöinti kerää asiakasrekisteriin myös asuntovuokrausliiketoimintaan liittyvät sen keräämät henkilötiedot, jotka on lueteltu alla.
Syntymäaika, henkilötunnus, aiempi osoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät mahdolliset muut tiedot, luottotiedot, vuokrasopimuksen sisältämät tiedot sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.
Asuntovuokraustoiminnassa oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite.
Rekisteröityjen tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattisen päätöksenteon toimenpiteitä.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten taloyhtiön omilta internetsivuilta tai Suomen Asiakastieto Oy:ltä.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Retta Isännöinti käyttää erilaisia palveluntuottajia ja siten henkilötietojen käsittelijöitä tuottaessaan palveluja asiakkailleen, esimerkiksi asiakkuudenhallinta- ja myyntijärjestelmää.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Retta Group -konsernin sisällä tarpeen mukaan liiketoiminnan kehittämiseksi.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle saatavien perimiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisille. Myös oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.
Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa myös välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle (esim. ARA:lle toimitettava asukasvalintailmoitus) lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
SÄILYTYSAJAT
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.
Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaoloajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Lakisääteisen velvoitteen perusteella kerätyt henkilötiedot lain edellyttämän ajan.
Annetut tarjoukset niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään enintään kaksi vuotta tarjousprosessin päättymisestä.
Asiakkaan tunnistamista koskeva lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien ja kirjanpito-/yrityspalveluiden osalta henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon/sopimuksen päättymisestä.
TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja pääsy siihen rajataan vain henkilöihin, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Rekisterinpitäjän henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus ja henkilöstö koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä ja tietämystä pidetään yllä säännöllisesti.
Myös mahdollisilta Retta Group -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä.
Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse. Ennen tietojen toimittamista tarkistamme henkilöllisyyden.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.9.2023.
