Dataskyddsutlåtande om behandlingen av kunders personuppgifter vid Retta Isännöinti 

Retta Services Oy använder hjälpnamnet Retta Isännöinti och producerar värdtjänster för husbolag som är kundföretag. I detta dokument hänvisas till tjänsteproducenten med namnet Retta Isännöinti. 

Retta Isännöintis affärsverksamhet kräver att företaget samlar in vissa personuppgifter om sina kunder och intressegrupper. Då är Retta Isännöinti en personuppgiftsansvarig som avses i dataskyddslagstiftningen. Syftet med detta dokument är att informera de registrerade om behandlingen av deras personuppgifter. 

Retta Isännöinti Oy är personuppgiftsbiträde för sin disponentservice. Retta Isännöinti är också hanterare för den kundservice som den erbjuder sina kunder baserat på värdkontraktet. 

REGISTERANSVARIG: Retta Services Oy (FO-nummer 0871684-7) 

GRUND FÖR OCH SYFTE MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER 

Retta Isännöinti upprätthåller ett kundregister som en del av att företaget producerar värdtjänster för husbolag. Grunden för behandlingen av personuppgifter är genomförandet av avtalet mellan kunden och Retta Isännöinn och fullgörandet av lagstadgade skyldigheter (t.ex. bokföringslagen, penningtvättslagen, bostadsaktielagen).  

Personuppgifter som ska behandlas 

Följande uppgifter samlas in om Retta Isännöinns kunder: namn på personen, befattning i kundföretaget, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress) Dessutom innehåller registren eventuella kundklagomål med deras personuppgifter. 

I kundregistret sparas även användarprofiler till personer som registrerat sig i tjänsten OmaRetta. En användarprofil kan innehålla personens namn, telefonnummer, adress, e-postadress, IP-adress, personbeteckning, kontonummer, eventuella profilbild och bostads- eller fastighetsaktiebolagets namn och lägenhetens nummer. Dessutom innehåller tjänsten alla andra uppgifter som användaren har angett eller lagt till. Separata användarvillkor har uppgjorts för tjänsterna OmaRetta. I dessa redogörs bland annat för diverse uppgifter som samlas in i syfte att utveckla tjänsterna. 

Retta Isännöinti samlar också in i kundregistret de personuppgifter som den samlar in relaterade till lägenhetsuthyrningsverksamheten, som listas nedan. 

Födelsedatum, personbeteckning, tidigare adress, uppgift om huruvida den registrerade är en person i politiskt utsatt ställning (s.k. politically exposed person, PEP), identifierare om eller kopia av den handling som använts för autentisering av identiteten, uppgift om huruvida den registrerade har omyndigförklarats eller förordnats en intressebevakare, uppgifter om förmedlingsobjektet, yrke, anställningens varaktighet, hushållstyp, inkomstuppgifter, övriga uppgifter som ingår i ansökan om hyresbostad, kreditupplysningar, uppgifter som ingår i hyresavtalet samt övriga eventuella uppgifter som kunden har lämnat och som behövs för att utföra förmedlingsuppdraget. 

I lägenhetsuthyrningsverksamheten utgör avtalsverkställande och rättslig skyldighet den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter.  

De registrerades uppgifter används inte för profilering och inte heller tillämpas automatiserade beslutsåtgärder på dem. 

REGELMÄSSIGA INFORMATIONSKÄLLOR 

Personuppgifter inhämtas i regel från den registrerade själv. Uppgifter kan även inhämtas från myndighetskällor, till exempel handelsregistret. Uppgifter om företagskunders kontaktpersoner inhämtas dessutom från offentliga källor, till exempel företagets webbplats eller Suomen Asiakastieto Oy. 

PERSONUPPGIFTSABITRÄDEN OCH REGELBUNDEN ÖVERFÖRING AV DATA 

Retta Isännöinti använder sig av olika tjänsteleverantörer och därmed personuppgiftsbiträden när de producerar tjänster till sina kunder, till exempel kundhanterings- och försäljningssystemet. 

Personuppgifter kan lämnas ut inom Retta Group-koncernen enligt behov. 

Personuppgifter kan även lämnas ut till en inkassobyrå för indrivning av fordringar. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till myndigheter på begäran. Även framställan eller försvar av rättsliga anspråk kan förutsätta utlämnande av personuppgifter till ett exempelvis försäkringsbolag eller ett juridiskt ombud. 

Uppgifter ur förmedlingsuppdragsregister kan även lämnas ut till tillsynsmyndigheten (Regionförvaltningsverket) eller andra myndigheter (t.ex. anmälan om val av boende som ska skickas till ARA) på det sätt som krävs i lagstiftningen. Skötsel av förmedlingsuppdrag förutsätter också att uppgifter lämnas ut till motparten i uppdraget. 

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU eller EES. 

FÖRVARINGSTID 

Uppgifternas förvaringstid och -kriterier varierar beroende på personuppgifter och syfte med behandlingen av en viss personuppgift. 

Personuppgifter som har samlats in under avtalsvillkor förvaras i regel under avtalsförhållandet och efter att det upphört så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder. Personuppgifter som har samlats in på grund av lagstadgade skyldigheter förvaras så länge som det krävs eller är möjligt enligt lagen. 

De givna erbjudandena och de personuppgifter de innehåller lagras i högst två år efter avslutat anbudsförfarande.  

Enligt lagstiftningen för uppgifter som behövs för att identifiera kunden ska personuppgifter som ingår i förmedlingsuppdragsregister förvaras i fem år från det att uppdraget har upphört.  

DATASKYDDSPRINCIPER 

Personuppgifter skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme och åtkomsten är begränsad till personer som har rätt att behandla uppgifterna. Elektroniskt material skyddas genom tekniska åtgärder, och åtkomsträttigheter till systemen beviljas endast de personer för vilka det är nödvändigt med hänsyn till deras arbete eller uppgifter. Den registeransvariges personal har tystnadsplikt och personalen utbildas och handleds i lagenlig behandling av personuppgifter och kunskaperna underhålls regelbundet. 

Även av eventuella externa personuppgiftsbiträden, som inte tillhör Retta Group-koncernen, förutsätts lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder samt åtagande om sekretessplikt. 

DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER 

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas av den personuppgiftsansvarige. Om uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den registrerade har rätt att få ofullständiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter som rör honom eller henne rättade. 

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller avtalsförhållande, har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt gäller endast om behandlingen av personuppgifter sker automatiserat. 

Den registrerade har rätt att under vissa omständigheter kräva begränsning av behandlingen av personuppgifter. Denna rätt gäller till exempel i en situation där den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet eller att behandlingen är laglig. Då begränsas behandlingen under den tid som behövs för att kontrollera att uppgifterna är korrekta och behandlingen laglig. 

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade. Denna rättighet är relevant endast om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in, det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen och uppgifterna inte behöver förvaras enligt lag. Uppgifter kan med andra ord inte raderas så länge det finns en rättslig grund för förvaring av dem. 

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig enbart på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandling av personuppgifter som avser honom eller henne, om behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. 

Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen (www.tietosuoja.fi), om den personuppgiftsansvarige inte uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig eller i övrigt inte iakttar den tillämpliga dataskyddslagstiftningen. 

Den registrerade har även rätt att invända mot behandlingen av uppgifter om hen. 

Vid frågor gällande behandling av personuppgifter och de registrerades rättigheter ber vi dig ta kontakt per e-post. Innan vi lämnar ut uppgifter kontrollerar vi personens identitet. 

Denna sekretesspolicy uppdaterades senast den 1 september 2023.