Retta – Sekretesspolicy för kundservice och kundrespons (inklusive klagomål)

Retta Services Oy, som verkar under dotterbolagsnamnen Retta Isännöinti, Retta Management och Retta Asuntovuokros, (”Retta”) tillhandahåller centraliserad kundservice för sina kunder och andra potentiella kunder och intressenter. Företaget hanterar även olika slag av kundrespons från sina kunder, bl.a.  eventuella klagomål mot företaget. Retta Services Oy (”Retta”), FO-nummer 0871684-7) fungerar som personuppgiftsansvarig enligt definitionen i dataskyddslagstiftningen. Syftet med denna integritetspolicy är att informera registrerade användare om behandlingen av deras personuppgifter när det gäller kundservice, kundrespons och klagomål. 

Retta Isännöinti hanterar den kundservice som de erbjuder sina egna kunder baserat på värdavtalet, och Retta Management hanterar den kundservice som de erbjuder sina egna kunders kunder. I dessa avseenden bör alla förfrågningar och förfrågningar om dataskydd ställas till den relevanta personuppgiftsansvarige.  

Vilka personuppgifter behandlar Retta och för vilket ändamål? 

Kundservice som Retta producerar för sina kunder sköts av Rettas centrala kundservicecenter. Alla inkommande kundkontakter till centralen, exempelvis e-post och samtal, sparas i ett kundtjänstsystem. De uppgifter som sparas är datum och klockslag för kundkontakten samt kundens namn, telefonnummer och e-postadress. I systemet sparas innehållet i e-postmeddelanden och inspelningar av telefonsamtal. Syftet med att använda informationen är att identifiera kunden, hantera kundservice och hålla kontakt med kunder, verifiera innehållet i samtal, säkerställa kvaliteten på kundservicen och utveckla driften av kundtjänstcentret. 

När det gäller klagomål (i den mån de eventuellt innehåller personuppgifter) är syftet med användningen att behandla klagomålet och använda Rettas rättsmedel. 

Vad bygger Rettas behandling av personuppgifter på? 

Behandlingen av personuppgifter som utförs som en del av kundtjänsten och behandlingen av kundfeedback och klagomål bygger på att hantera avtalsförhållandet mellan Retta och kunden i den mån ärendet har att göra med avtalsförhållandet. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Rettas berättigade intresse är att säkerställa kvaliteten på kundservicen och att utveckla verksamheten i kundtjänstcentret och, vid reklamationer, att skydda mot anklagelser mot Retta. 

Var får Retta personuppgifterna ifrån? 

Informationen hämtas i regel från de registrerade själva: på basis av ett telefonsamtal, ett e-postmeddelande eller en chattkonversation som startas på sidan retta.fi, eller från tidigare kundsituationer. 

Profilering och automatiskt beslutsfattande  

De registrerades uppgifter används inte för profilering och inte heller tillämpas automatiserade beslutsåtgärder på dem.  

Personuppgiftsbiträden och utlämnande av uppgifter till tredje part 

Personuppgifter kan lämnas ut inom Retta koncernen för affärsutveckling eller för att använda rättsmedel (hantering av klagomål).  

Vid produktion av tjänster åt sina kunder använder Retta olika system och därmed personuppgiftsbiträden.  

Dessutom kan framställan eller försvar av rättsliga anspråk förutsätta utlämnande av personuppgifter till ett försäkringsbolag eller ett juridiskt ombud. Uppgifter kan också lämnas ut till myndigheter på det sätt som lagstiftningen förutsätter. 

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU eller EES. 

Hur länge förvaras personuppgifter? 

Uppgifter som sparats i kundtjänstsystemet förvaras i 180 dygn. Om skötseln av en enskild uppgift inom kundtjänsten kräver det kan uppgifterna vid behov även förvaras längre, tills den aktuella uppgiften har utförts. 

Övrig kundrespons och klagomål förvaras tills den aktuella responsen eller klagomålen har behandlats eller så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder. 

Hur skyddas uppgifterna? 

Uppgifterna skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme. Elektroniskt material skyddas genom tekniska åtgärder, och åtkomsträttigheter till systemen beviljas endast de personer för vilka det är nödvändigt med hänsyn till deras arbete eller uppgifter. Huoneistokeskus personal har tystnadsplikt. Personalen utbildas och handleds i lagenlig behandling av personuppgifter. 

Även av eventuella externa personuppgiftsbiträden, som inte tillhör Retta Group-koncernen, förutsätts lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder samt åtagande om sekretessplikt. 

Vilka är den registrerades rättigheter? 

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas av den personuppgiftsansvarige. Om uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den registrerade har rätt att få ofullständiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter som rör honom eller henne rättade. 

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller avtalsförhållande, har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt gäller endast om behandlingen av personuppgifter sker automatiserat. 

Den registrerade har rätt att under vissa omständigheter begränsa behandlingen av personuppgifter. Denna rätt gäller till exempel i en situation där den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet eller att behandlingen är laglig. Då begränsas behandlingen under den tid som behövs för att kontrollera att uppgifterna är korrekta och behandlingen laglig. 

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade. Denna rättighet är relevant endast om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in, det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen och uppgifterna inte behöver förvaras enligt lag. Uppgifter kan med andra ord inte raderas så länge det finns en rättslig grund för förvaring av dem. 

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig enbart på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandling av personuppgifter som avser honom eller henne, om behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. 

Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen (www.tietosuoja.fi), om den personuppgiftsansvarige inte uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig eller i övrigt inte iakttar den tillämpliga dataskyddslagstiftningen. 

Vid frågor gällande behandling av personuppgifter och de registrerades rättigheter ber vi dig ta kontakt per e-post. Innan vi lämnar uppgifterna kontrollerar vi identiteten. 

Denna sekretesspolicy uppdaterades senast den 1 september 2023