{{ result.type_rendered }}
Retta Isännöinti Oy (jäljempänä ”Retta Isännöinti”) tuottaa keskitettyä asiakaspalvelua asiakkailleen ja muille potentiaalisille asiakkaille ja sidosryhmille. Yhtiö myös käsittelee asiakkaidensa antamat erilaiset asiakaspalautteet, ml. mahdolliset yhtiötä vastaan esitetyt reklamaatiot. Retta Isännöinti Oy ( y-tunnus 0871684-7) toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä asiakaspalvelun, asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden osalta.
Retta Isännöinti Oy on käsittelijä omien asiakkaidensa asiakkaille isännöintisopimuksen perusteella tarjoamansa asiakaspalvelun osalta. Näiltä osin mahdolliset tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee osoittaa asianomaiselle rekisterinpitäjälle.
Retta Isännöinnin asiakkaille tuottamasta asiakaspalvelusta huolehtii Retta Isännöinnin keskitetty asiakaspalvelukeskus. Asiakaspalvelujärjestelmä tallentaa kaikki keskukseen tulevat yhteydenotot, kuten sähköpostit ja puhelut. Tallennettavia tietoja ovat yhteydenoton päivämäärä ja kellonaika, asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään tallentuu sähköpostien sisältö sekä tallenteet puhelinkeskusteluista. Tietojen käyttötarkoitus on asiakkaan tunnistaminen, asiakaspalvelun hoitaminen ja yhteydenpito asiakkaisiin, puheluiden sisällön varmentaminen, asiakaspalvelun laadun varmistaminen sekä asiakaspalvelukeskuksen toiminnan kehittäminen.
Reklamaatioiden osalta (sikäli kun ne mahdollisesti sisältävät henkilötietoja) käyttötarkoitus on reklamaation käsittely ja Retta Isännöinnin oikeussuojakeinojen käyttäminen.
Osana asiakaspalvelua ja asiakaspalautteiden sekä reklamaatioiden käsittelyä suoritettu henkilötietojen käsittely perustuu Retta Isännöinnin ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hoitamiseen sikäli kuin asia liittyy sopimussuhteeseen. Muutoin käsittely perustuu Retta Isännöinnin oikeutettuun etuun. Retta Isännöinnin oikeutettuna etuna on varmistaa asiakaspalvelun laatu sekä kehittää asiakaspalvelukeskuksen toimintaa ja reklamaatioiden osalta suojautua Retta Isännöintiä vastaan esitettyjä väitteitä vastaan.
Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään: puhelinsoiton, sähköpostiviestin tai retta.fi-sivulla aloittaman chat-keskustelun perusteella tai aiemmista asiakastilanteista.
Rekisteröityjen tietoja ei käytetä profilointiin eikä niihin kohdisteta automaattisen päätöksenteon toimenpiteitä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Retta Isännöinnin sisällä liiketoiminnan kehittämiseksi tai oikeussuojakeinojen käyttämiseksi (reklamaatioiden käsittely).
Retta Isännöinti käyttää tuottaessaan palveluita asiakkailleen erilaisia järjestelmiä ja siten henkilötietojen käsittelijöitä.
Oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle, juridiselle neuvonantajalle tai asiamiehelle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Asiakaspalvelujärjestelmään tallennetut tiedot säilytetään 180 vuorokautta. Mikäli yksittäisen asiakaspalvelutehtävän hoitaminen niin edellyttää, voidaan tietoja tarvittavin osin säilyttää kauemminkin, kunnes kyseinen tehtävä on hoidettu.
Asiakaspalautteet ja reklamaatioihin liittyvä aineisto säilytetään, kunnes kyseinen palaute on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Retta Isännöinnin henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Myös Retta Isännöinnin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.
Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse. Ennen tietojen toimittamista tarkistamme henkilöllisyyden.
Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 1.9.2024.
