Työvälineiden vaikutus isännöitsijän työpöydälle ja isännöintityön avoimuuteen

”Yrityskaupan seurauksena työnkuvaani liittyvät järjestelmät ja työvälineet ovat pääasiallisesti vaihtuneet, vain yksi ohjelmisto on sama kuin aiemmin. Tahtomattakin tulee suoritettua päänsisäistä vertailua entisten ja nykyisten toimintatapojen välillä. Innostuksen tunteita nykyisten ohjelmistojen mahdollistamista työkuorman kevennyksistä syntyy päivittäin, voin sanoa olevani aidon innostunut uusista tavoista tehdä tätä työtä, jota olen tehnyt jo yli 20 vuotta”, vastaava isännöitsijä Katariina Kivipensas kertoo.

Esimerkistä voimaa: Ilta-aikaan istuttu hallituksen kokous

Entinen tapa toimia:
1. Luo pöytäkirjapohja wordilla ennen kokousta
2. Täydennä pöytäkirjaa kokouksen aikana
3. Kun kokous on ohi, lähetä samana iltana vielä pöytäkirja hallitukselle luettavaksi sähköpostilla tai jätä pöytäkirjan tsekkaus seuraavan aamun tuoreille silmille. Seuraavana päivänä, välitä eri henkilöille (esim. tekninen isännöitsijä) sähköpostilla työtehtävät, joita kokouksessa on päätetty
4. Kokouksen jälkeisessä tulevaisuudessa, luo toisella ohjelmalla lasku kokouksesta taloyhtiölle
5. Kun hallitus on kuitannut pöytäkirjan olevan ok (aina ei tule kuittauksia, joten pitää kysellä perään), lähetä pöytäkirja sähköiseen allekirjoitukseen ja myöhemmin, kun allekirjoitukset on saatu, tallenna pöytäkirja isännöintijärjestelmään ja aseta näkyvyydet hallituksen asukassivuille
6. Kokouksen jälkeisessä kaukaisessa tulevaisuudessa, kirjaa maksatukseen menevät hallituksen palkkiot laskelmalla koko vuoden osallistumiset pöytäkirjoista

Nykyinen tapa toimia:
1. Luo kokous kokouskoneelle yhtä nappia painamalla ja esityslista tulee suoraan valmiista pohjasta (valittavissa mm. peruskokous, tilinpäätöskokous…), tuunaa esityslistaa tarpeen mukaan
2. Kokouksessa kirjaa päätökset kokouskoneelle, tämän helppokäyttöisyys on naurettavan upeaa. Luo päätöksistä palvelupyynnöt (eli työtehtävät) eri henkilöille odottamaan seuraavaa aamua
3. Kokouksen jälkeen tarkasta pöytäkirja, lähetä parilla napin painalluksella se ja liitteet hallitukselle allekirjoitukseen suoraan ohjelmasta (ei enää sähköpostiosoitteiden kirjoittelua)
4. Klikkaa kokouksen kesto samaan ohjelmaan ja tästä muodostuu kokouspalkkiolasku taloyhtiölle
5. Muodosta hallituksen palkkiot kokouksesta napin painalluksella
6. Kun hallitus on allekirjoittanut pöytäkirjan, se siirtyy asukassivuille hallitusnäkymään

Ensimmäiseen tapaan kului päiviä, viikkoja tai pahimmillaan kuukausia. Nyt kun kellotin jälkimmäisen tavan, siihen meni alle 25 minuuttia ja mikä parasta homma ei jäänyt yön yli pöydälle makaamaan.

Asiakkaan suuntaan nykytapa näyttäytyy avoimuutena. Muodostetut palvelupyynnöt näkyvät hallituksella OmaRettan sivuilla ja tätä kautta hallitus voi seurata töiden etenemistä milloin vain, mistä vain. Ei enää isännöitsijältä kyselyä missä mennään, vastauksen odottamista tai epäilyksiä siitä hoituuko hommat.

Win-win siis ja happy me! On ilo olla osa tätä tulevaisuutta!