{{ result.type_rendered }}
Rettalla taloyhtiön taloudenhoidon virheetön ja läpinäkyvä järjestäminen on kunnia-asia. Auditoiduilla prosesseilla, modernien järjestelmien tuella sekä täydellä läpinäkyvyydellä pystymme torjumaan tehokkaasti mahdollisuudet virheiden tai väärinkäytösten syntymiseen. Retta onkin ainoa Taloushallintoliiton auktorisoima isännöintitoimisto Suomessa.
Turvalliset ja auditoidut prosessit
Rettan taloushallintopalvelut saivat vuonna 2023 Taloushallintoliiton auktorisoinnin. Jäsenhakemukseen liittyi perusteellinen auditointi, missä käytiin tarkasti läpi talouspalveluiden prosessit, ohjeistukset ja toiminta käytännössä. Puolueettoman tahon tekemä asiantunteva arviointi antoi talouspalveluille tiedon siitä, että toiminta on laadukasta ja prosessit täyttävät alan tarkat kriteerit.
Konkreettisesti turvalliset ja auditoidut prosessit tarkoittavat mm. sitä, että kaikki laskut maksetaan vain järjestelmän kautta missä jokainen käyttäjän tekemä tapahtuma tallentuu lokiin. Tällä tavoin estetään esimerkiksi saman laskun maksaminen useampaan otteeseen, sillä laskutusjärjestelmä ei päästä kahta tai useampaa laskua samalla laskutusnumerolla läpi. Lisäksi asiakkaat, joille taloyhtiöt tekevät tilityksiä (esim. hallituksen jäsenten palkkiot ja vesimaksujen palautukset) ilmoittavat itse tilinumeronsa vahvasti tunnistautuneena OmaRetta-asiointiportaalin kautta.
Roolipohjaista toimintaa tukevat modernit järjestelmät
Roolipohjaisen toiminnan ja käyttäjäoikeuksien hallinnan avulla pystymme tehokkaasti estämään mahdollisuudet väärinkäytöksiin ja virheisiin. Ostolaskuja ei koskaan hyväksy ja maksa sama henkilö, jolloin niin sanottuja vaarallisia työyhdistelmiä ei pääse syntymään. Käyttäjä, joka käsittelee yhtiön laskuja ei vastaa toimittajarekisterin ylläpidosta, eli esim. ei tallenna yritysten tilinumeroita järjestelmään.
Käyttäjät näkevät järjestelmissä vain ne asiakkaat, joiden hoitamiseen he osallistuvat ja heillä on järjestelmiin käyttäjäroolit, mitkä mahdollistavat talousjärjestelmissä vain ne toimet, mitä kyseisen käyttäjän kuuluu tehdä. Käyttöoikeudet myös tarkistetaan säännöllisesti.
Kun taloyhtiölle saapuu lasku, kirjanpitäjä tiliöi sen ja viimeiseksi kohteen isännöitsijä hyväksyy laskun. Toisin kuin monissa muissa isännöintitoimistoissa, Rettalla vain kohteesta vastaava isännöitsijä voi hyväksyä laskun. Isännöitsijän ollessa lomalla, jokaiselle hänen kohteelleen määritellään järjestelmässä sijainen, jolle taloyhtiön laskut tulevat hyväksyttäväksi. Jokaisella laskulla on siis erikseen käsittelijä, tiliöijä sekä hyväksyjä ja jokainen käyttäjä voi tehdä vain heille kuuluvan roolin mukaisia tehtäviä laskutusjärjestelmässä.
Täysi läpinäkyvyys OmaRettan kautta
Läpinäkyvyys ja pääsy talouden aineistoon varmistaa taloudenhoidon turvallisuuden sekä antaa taloyhtiön hallituksen jäsenille mahdollisuuden tarkastella taloyhtiön kirjanpitoa ja rahaliikennettä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että taloyhtiön hallituksen jäsenillä on mahdollisuus nähdä lasku OmaRetta palvelussa seuraavana päivänä isännöitsijän hyväksynnän jälkeen. OmaRettassa he voivat myös tarkastella taloyhtiön rahaliikennettä.
Väärinkäytösten ehkäisemiseksi tarkastamme ja päivitämme prosessejamme aktiivisesti. Eettisten toimintaperiaatteiden korostamiseksi käytössämme on myös compliance- ohjelma, jonka avulla varmistamme, että toimimme lakien ja säädösten sekä omien arvojemme ja toimintaperiaatteidemme mukaisesti. Jokainen rettalainen suorittaa compliance- ohjelmaan kuuluvan koulutuksen kahden vuoden välein.
