Asunto-osakeyhtiö Atalanlehdon talotekniikkasaneerauksessa syntyy runsaasti asiakirjoja, joita tarvitsevat sekä hankkeen ammattilaiset että taloyhtiön hallitus. Kept-projektipankkiin koottu aineisto helpottaa työn seurantaa ja tiedon löytämistä. Isännöitsijä Eero Soltinille palvelun tärkeimmät edut ovat helppokäyttöisyys ja dokumenttien säilyminen saatavilla myös remontin jälkeen.
Asiakirjat samassa paikassa kaikkien käyttäjien saatavillaAtalanlehdon 40 asunnon taloyhtiössä uusitaan käyttövesiputket ja kylpyhuoneet sekä muun muassa sähköjärjestelmiä ja lämmönjakokeskus. Hankkeessa työskentelee pääurakoitsijan lisäksi eri alojen urakoitsijoita. Oman aineistonsa tuottavat myös suunnittelijat ja valvojat. Haastatteluhetkellä Keptiin oli tallennettu lähes 180 tiedostoa, ja lisää oli tulossa työn edetessä. Suunnitelmien rinnalle kertyy valvontamuistioita ja työmaakokouspöytäkirjoja. Hankkeen lopussa kokonaisuus täydentyy vielä päivitetyillä suunnitelmilla ja loppudokumentaatiolla. Projektipankkia käyttää tässä projektissa yhteensä 16 henkilöä. Hallituksen neljällä jäsenellä oli katseluoikeudet, joten he pääsevät tutustumaan aineistoon myös työmaakokousten välillä. Muut käyttäjät pystyvät lisäämään asiakirjoja palveluun. Projektille sovittiin yhteiseksi käytännöksi, että projektipankkiin viedään vain viralliset dokumentit, ei keskeneräisiä luonnoksia. Näin hankkeen osapuolilla on yhteinen paikka sovitulle ja dokumentoidulle tiedolle.
Lyhyt perehdytys riitti käytön aloittamiseen
Projektipankin käyttö oli kirjattu jo hankkeen tarjouspyyntöaineistoon. Keptiin tutustuttiin yhteisessä esittelytilaisuudessa, jossa käytiin läpi palvelun toimintoja ja asiakirjojen lisäämistä. Soltinin mukaan hankkeen valvoja piti palvelua helppokäyttöisenä, ja myös hankkeeseen saatu tarjous tuki valintaa.
Käyttöönotto ei vaatinut pitkää koulutusta, lyhyt opastus riitti työskentelyn aloittamiseen. Tämä on oikeasti niin yksinkertainen”, Soltin hymähtää. Helppokäyttöisyys on hänelle palvelun paras ominaisuus. Se on tärkeää hankkeessa, jossa useat ihmiset lisäävät aineistoa oman työnsä ohessa. Tallentamisen pitää sujua ilman ylimääräisiä työvaiheita.
Oikea dokumentti löytyy ilman kaikkien tiedostojen avaamista
Lähes 180 tiedoston joukosta yksittäisen asian etsiminen selaamalla olisi hidasta. Keptin hakutoiminnolla voi rajata näkyviin esimerkiksi valvontamuistiot. Hakutulosten yhteydessä olevat tekoälyn tuottamat tiivistelmät kertovat lyhyesti asiakirjojen sisällöstä.
Soltin kuvaa, kuinka tiivistelmästä voi tunnistaa vaikkapa huoltorakennuksen betonilaattaa käsittelevän muistion. Kaikkia hakutuloksia ei silloin tarvitse avata oikean dokumentin löytämiseksi. ”Se helpottaa tosi paljon”, hän toteaa. Palvelu kokoaa asiakirjojen perusteella myös yhteenvedon hankkeen tilanteesta. Soltin seuraa työn etenemistä työmaakokouksissa, mutta näkee yhteenvedon hyödyllisenä erityisesti niille hallituksen jäsenille, jotka eivät ole kokouksissa paikalla. Sen avulla he voivat tutustua hankkeen vaiheeseen ja ajankohtaisiin asioihin varsinaisten asiakirjojen rinnalla.
Suurin hyöty näkyy myös remontin valmistuttuaKun Soltinilta kysytään projektipankin tärkeintä etua isännöitsijälle, hän nostaa esiin remontin jälkeisen ajan. ”Se on ehdottomasti sitten se vaihe sen jälkeen, kun tämä on ohi.”
Takuuaikana on pystyttävä selvittämään, mitä hankkeessa on suunniteltu, sovittu ja toteutettu. Suuren asiakirjamäärän pitäminen järjestyksessä ilman yhteistä tallennuspaikkaa vaatisi paljon työtä.
Keptissä dokumentit on luokiteltu hankkeen vaiheiden ja aiheiden mukaan. Esimerkiksi sopimukset, suunnitelmat ja valvonnan aineisto löytyvät omista kokonaisuuksistaan. Haku auttaa löytämään yksittäisen asiakirjan silloin, kun siihen tarvitaan myöhemmin tarkennusta.
Atalanlehdossa projektipankki helpottaa jo käynnissä olevan saneerauksen tiedonhallintaa. Samalla taloyhtiölle kertyy järjestetty asiakirjakokonaisuus, johon voidaan palata työn valmistuttua. Soltinin kokemuksessa juuri tämä yhdistyy sujuvaan käyttöön: aineistoa on helppo lisätä, ja tarvittava tieto löytyy ilman pitkää etsimistä.
💡 Vinkki hallitukselle
Projektipankin käytöstä ja asiakirjojen tallennusvastuista on hyvä sopia ennen töiden alkua, jotta hankkeen aineisto kertyy samaan paikkaan alusta lähtien.
Isännöitsijä Eero Soltin arvostaa Keptin helppokäyttöisyyttä. Hankkeen asiakirjoihin on helppo palata myös remontin jälkeen.
Kept. -palvelun asiakirjojen ai-tiivistelmät auttavat löytämään tarvittavan tiedon ilman jokaisen tiedoston avaamista.
Jätä tarjouspyyntö isännöintipalveluista, niin otamme sinuun yhteyttä ja kerromme kuinka voimme olla avuksi.