Espoolaisen taloyhtiön huolto toimii nyt talon tarpeiden mukaan

Espoolaisessa As.oy Nupukivenpuistossa iloitaan nyt sujuvasta kiinteistöhuollosta. Retta Living -palvelun avulla yhteistyö huollon kanssa on saatu kuntoon, eikä hallituksen tarvitse enää kysellä huoltotoimien perään. Vielä vuosi sitten tilanne oli erilainen:

– Huoltotoimeksiantojen vaste oli välillä pitkä, ja asioiden perään jouduttiin joskus kyselemään, isännöitsijä Tiina Ruotsalainen muistelee.

Ongelmia aiheutti myös se, että tulevia huoltotoimia ei ollut kirjattu kalenteriin, jolloin hallituksen ja isännöinnin oli mahdoton ennakoida, oliko jokin huoltotoimi jo työn alla.

– Toivoimme proaktiivisuutta. Huolto saattoi käydä taloyhtiössä, mutta ei ryhtynyt korjaamaan sammunutta pihavaloa, ellei siitä tehty heille erikseen tikettiä, kuvailee taloyhtiön puheenjohtaja Mikko Routimo.

Taloyhtiö yritti kilpailuttaa huoltoa omatoimisesti, mutta tarjouksia ei juuri saatu. Routimo uumoili syyksi pihakannen tuomia rajoituksia, kuten suurten koneiden käytön estymistä.

Kun isännöitsijä kesällä 2024 esitti, että taloyhtiö ottaisi käyttöön Retta Living -palvelun ja laittaisi sitä kautta kiinteistönhuoltonsa kuntoon, Routimolla oli edelleen epäilyksiä, mahtaisiko taloyhtiön tarpeisiin sopivaa huoltopalvelua löytyä.

Pian kuitenkin selvisi, että nyt edettiin taloyhtiön tarpeet edellä. Heti palvelun käyttöönoton alussa Retta Livingin ylläpitopäällikkö Markus Pakkanen teki hallituksen kanssa kiinteistökierroksen, jossa yksilöitiin taloyhtiön huolto- ja siivoustarpeet. Kierroksella kartoitettiin, mitä tehtäviä taloyhtiö haluaa huollon ja siivouksen suorittavan ja mihin halutaan kiinnittää huomiota, kertoo Pakkanen.

– Kiinteistökierroksella pystyimme yksilöimään, mitä haluamme kuuluvan taloyhtiömme huoltoon ja mitä jätetään pois, vahvistaa Routimo.

Kierroksen pohjalta taloyhtiölle laadittiin huolto-ohjelma, jonka perusteella taloyhtiö saattoi kilpailuttaa huollon ja siivouksen. Kun taloyhtiön toiveet oli dokumentoitu huolellisesti huolto-ohjelmaan, palveluntuottajat pystyivät tarjoamaan juuri sitä, mitä tilattiin. Näin tarjoukset olivat laadukkaampia ja keskenään vertailukelpoisempia.

– Saimme huollon ja siivouksen kilpailutukseen 20 vastausta, eli tulos oli hyvä, kertoo Ruotsalainen.

Yksi tarjous oli ylitse muiden, ja tämän huoltofirman kanssa tehtiin Retta Livingin kautta sopimus.

– Saimme vihdoin huoltoon sen struktuurin ja ennakoitavuuden, jonka halusimme. Lisäksi löysimme kumppanin, joka osasi huomioida pihakannen haasteet, Routimo sanoo.

Hänen mukaansa nämä olivat yhtiölle jopa isompia asioita, kuin uuden huoltosopimuksen tuomat säästöt, vaikka niitäkin tuli. Valitussa palvelumallissa kiinteään kuukausihintaan sisältyivät esimerkiksi kaikki alle tunnin kestoiset huoltotoimet. Taloyhtiöltä oli ennen kulunut isojakin summia pienkorjauksiin, kun niitä oli laskutettu erikseen. Retta Living -asiakkuuden myötä kiinteistöhuollon organisointi helpottui muutenkin. Retta Livingin ylläpitotiimi esimerkiksi seuraa, että huolto-ohjelmaa noudatetaan. Lisäksi se puuttuu poikkeamiin, jos työ esimerkiksi kuitataan myöhässä. Myös laskutus kulkee palvelun kautta. Hallituksen vastuu huollon seurannassa on nyt keventynyt, mutta läpinäkyvyys lisääntynyt.

– Meillä on nyt hallituksessa hyvä näkyvyys huollon tekemisiin, sanoo Routimo.