Lähetä tarjouspyyntö 3–5 isännöintiyritykselle
Valitse yritykset, joiden palvelut sopivat parhaiten taloyhtiön tarpeisiin. Paikalliset isännöitsijäyhdistykset ovat hyviä kanavia potentiaalisten ehdokkaiden selvittämiseen. Isännöintiliiton jäsenyydestä on etua, sillä jäsenyritykset ovat sitoutuneet isännöinnin eettisiin ohjeisiin ja pysyvät myös ajan tasalla toimialan kehityksestä. Lisäksi kannattaa myös kysyä suosituksia hyvistä isännöintiyrityksistä naapuritaloyhtiöistä ja tutkia eri isännöintitoimistojen kotisivuja.
Isännöintitoimiston resurssitilanne kannattaa aina ottaa huomioon, erityisesti niissä tilanteissa, kun taloyhtiöön on tulossa isoja korjaushankkeita. Valtakunnallisella isännöintialan toimijalla on mahdollisuudet hoitaa ne kattavasti ja kustannustehokkaasti omien asiantuntija- ja yhteistyökumppaniverkostojen kautta.
Isännöintitoimiston fyysisellä sijainnilla ei ole kovin suurta merkitystä, kunhan se on saavutettavissa kohtuullisen matkan päässä ja kattavien sähköisten palvelujen avulla. On hyvä myös muistaa antaa isännöintitoimistoille riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen.
Varaa aikaa tarjousten käsittelyyn ja vertailuun
Saapuneet isännöintitarjoukset käydään läpi taloyhtiön hallituksen kokouksessa. Tarkista ensin tarjousten asianmukaisuus, sillä tarjouksesta pitää käydä ilmi, millaisia palveluja isännöintiyritys taloyhtiölle tarjoaa ja millä hinnalla. Jos tarjouksen tiedot ovat puutteelliset, hylkää tarjous.
Kun valintakriteerit on määritelty samaan aikaan tarjouspyynnön kanssa, on tarjousten vertailu huomattavasti helpompaa. Vertaile aina tarjottuja palveluja ja niiden sopivuutta taloyhtiön tarpeisiin. Isännöinnin sopivuuden ja pätevyyden tulisi olla keskeisin valintakriteeri, ei hinnan. Ammattitaidon puute ja huolimattomuus kostautuvat pitkällä tähtäimellä taloyhtiölle säästöjen sijaan lisäkuluina. Kannattaa muistaa, että taloyhtiön tehtävänä on valita isännöitsijätoimisto, ei yksittäistä isännöitsijää. Isännöitsijätoimisto tuntee henkilökuntansa ydinosaamisen parhaiten ja valitsee taloyhtiölle parhaan mahdollisen isännöitsijän kulloiseenkin taloyhtiön tarpeeseen.
Nykyään useampikin isännöitsijä voi hoitaa saman taloyhtiön tarpeita. Myös muiden yrityksen asiantuntijoiden hyödyntäminen erityisosaamista vaativissa tehtävissä on osa isännöitsijän ammattitaitoa. Anna siis arvoa isännöintiyrityksen koko henkilökunnan koulutukselle ja osaamiselle.
Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, josta selviää, mitkä isännöintiyritykset valitaan haastatteluun ja millä perusteilla. Pyydä isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, mm. selvitys ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta sekä kaupparekisteriote.
Haastattele lupaavimmat palveluntarjoajat ja käy sopimusneuvottelut
Haastattelujen avulla pystyt tutustumaan palveluntarjoajaan ja varmistat tämän palveluiden sisällön. Haastattelun yhteydessä on myös hyvä kysyä lisätietoja mm. isännöintiyrityksen henkilökunnasta, referensseistä, teknisestä asiantuntemuksesta, taloyhtiölle tarjottavista lisäpalveluista, kumppaniverkoston laajuudesta sekä viestintäkäytännöistä.
Sopimusneuvotteluihin kutsutaan se isännöintiyritys, joka sopii haastattelujen perusteella parhaiten taloyhtiön tarpeisiin. Sopimusneuvotteluilla varmistetaan, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiöllä on yhteinen käsitys isännöintipalvelujen sisällöstä ja hinnoittelusta. Huomioi myös tässä vaiheessa nykyisen isännöintitoimiston irtisanomisaika ja -ehdot.
Valitse isännöitsijä ja solmi isännöintisopimus
Isännöintisopimus voidaan solmia, kun hallitus on tehnyt päätösvaltaisessa kokouksessa päätöksen isännöintiyrityksen valinnasta. Isännöintisopimuksessa määritellään mm. isännöitsijän päivittäiset tehtävät ja niiden hoitamiseen liittyvät toimintamallit ja vastuut, erillisveloitettavat tehtävät sekä mahdolliset tilattavat lisäpalvelut. Isännöintisopimuksen allekirjoittavat taloyhtiön ja isännöintiyrityksen edustajat. On hyvä huomioida, että isännöintiyritykselle kannattaa antaa aikaa tutustua perusteellisesti taloyhtiön tarpeisiin, ennen kuin he nimeävät päävastuullisen isännöitsijän.
Isännöintisopimuksen tulee olla niin selkeä, että molemmat osapuolet ymmärtävät sen sisällön. Yhteinen tahtotila on myös onnistuneen yhteistyön ytimessä tulevaisuudessa. Taloyhtiön hallituksen kannattaa pitää vähintään yksi kokous, jossa käydään läpi isännöintiyrityksen palvelun sisältö, laajuus ja hinnoittelu. Perehtymiseen on syytä varata kunnolla aikaa.
Taloyhtiön hallituksen vastuulla on huolehtia siitä, että uudesta isännöintisopimuksesta tiedotetaan kiinteistön osakkaille ja asukkaille.
