Taloyhtiön yhtiökokous etänä? Näin se onnistuu!

Järjestetäänkö taloyhtiön yhtiökokous etänä? Lue viisi vinkkiämme ja järjestä onnistunut etäyhtiökokous.

1. Suunnittele huolella
   Siinä missä yhtiökokous muutenkin, on etänäkin järjestettävä kokous suunniteltava hyvissä ajoin ja huolella. Etäkokoukseen on hyvä valita operaattori, joka huolehtii tekniikasta ja jakaa puheenvuorot osallistujille. Myös mahdolliseen äänestystilanteeseen on varauduttava ennakkoon: valitse käytettävä äänestystyökalu ja testaa sen toimivuus ennen H-hetkeä.
    
2. Ohjeista osallistujat hyvin
   Jotta etäyhtiökokous sujuisi mutkattomasti, on osallistujat hyvä ohjeistaa mahdollisimman tarkasti. Kerro kokouskutsussa, miten yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan, miten osallistuminen käytännössä tapahtuu ja mitä kokouksen aikana on syytä huomioida. Osallistujia kannattaa informoida myös kokouksen mahdollisista rajoituksista, kuten siitä, että etäkokoustaminen saattaa rajoittaa osallistujien puheoikeutta. Kehota jo kokouskutsussa osallistujia kirjautumaan hyvissä ajoin kokousjärjestelmään, jotta kokous pääsee alkamaan ajallaan.
3. Toimita materiaalit hyvissä ajoin
   Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouskutsu ja sen liitteenä oleva materiaali on toimitettava osallistujille viimeistään kahta viikkoa ennen varsinaista kokousta – näin myös silloin, kun kokous järjestetään etänä.
4. Varmista tekniikan toimivuus
   Yleisin etäkokouksiin liittyvä haaste liittyy tekniikkaan. Tekniikkapuolen toimivuus onkin hyvä testata ennen varsinaista kokousta, jottei yhtiökokouksessa tuhlata aikaa tekniseen säätöön. Osakkaille voi järjestää myös testikokouksen, jossa tekninen puoli ja laitteet käydään erikseen läpi, jotta varsinaisessa kokouksessa voi keskittyä itse asiaan.
5. Huolehdi, että jokainen pääsee osallistumaan
   Toisille etäkokoustaminen on arkipäivää, mutta esimerkiksi taloyhtiön iäkkäimmille osakkaille etäkokous voi tuntua vieraalta ja vaikealta. On myös huomioitava, että kaikilla ei välttämättä ole etäyhteyden vaatimia laitteita. Vaikka taloyhtiön yhtiökokous etänä järjestetäänkin, osakkaille on annettava mahdollisuus tulla paikan päälle fyysisesti. Myös asunto-osakeyhtiölaki edellyttää fyysisen osallistumisen vaihtoehtoa, vaikka etäosallistuminen muutoin suositeltavaa olisikin.

Taloyhtiön yhtiökokous etänä -artikkelin vinkit antoi Retta Isännöinnin isännöitsijä Teemu Laurikainen.