As Oy Tampereen Laulunmaan Kiurussa talohuollon ja ulkoalueiden huollon vertailukelpoiset kustannukset laskivat Retta Livingin kilpailutuksessa 32 prosenttia ja siivouksen kustannukset 17 prosenttia. Taloyhtiö jatkoi tutun huoltoyhtiön kanssa, mutta uudisti sopimuksen vastaamaan omia tarpeitaan.
Vuonna 2007 valmistuneessa, 19 huoneiston taloyhtiössä oli tarve saada kunnossapito suunnitelmallisemmaksi ja talouteen lisää liikkumavaraa. Rettan isännöitsijä Janne Poikkimäki lähti hallituksen kanssa hoitamaan keskeneräisiä asioita yksi kerrallaan. Peruskuntoarvio ja märkätilakartoitukset antoivat pohjaa tulevien korjausten suunnittelulle.
Hallituksen puheenjohtaja Marjaana Kuusisto kertoo yhteistyön Poikkimäen kanssa sujuneen hyvin.
– Hyvinhän se on sujunut. Aika paljon oltiin yhteydessä siinä aluksi, että saatiin asiat pyörimään, Kuusisto kertoo.
Yllättävät torjunta- ja suojaustyöt olivat rasittaneet taloyhtiön taloutta. Säästöjä lähdettiin etsimään jatkuvista palveluista, ja Poikkimäki ehdotti hallitukselle kiinteistöhuollon kilpailuttamista Retta Livingin avulla.
Retta Livingissä kiinteistöhuollon kilpailutus perustuu taloyhtiön tarpeisiin laadittuun palvelukuvaukseen. Siinä määritellään huollon tehtävät ja kuukausihintaan kuuluvat työt. Hallituksen painotukset ja kiinteistön erityispiirteet otetaan huomioon jo ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä.
Vertailuun otettiin kuukausittaisten sopimusveloitusten lisäksi aiemman sopimuksen erillisveloitukset, jotka kuuluvat jatkossa kiinteään sopimusveloitukseen.. Näin hallitus sai kuvan palvelun kokonaiskustannuksista eikä joutunut vertaamaan pelkkiä perushintoja.
– Kun jokainen palveluntuottaja tarjoaa samaan palvelukuvaukseen, tarjoukset ovat vertailukelpoisia, Poikkimäki kertoo.
– Kun kaikki sitoutuvat samaan asiaan, meidän on helppo valita. Silloin jostakin tarjouksesta ei yhtäkkiä puutu asia, jota ei ole itse huomannut, Kuusisto sanoo.
Palvelukuvaus jää hallituksen työkaluksi myös tulevia kilpailutuksia varten.
– Jos näyttää, ettei se toimikaan, voi kilpailuttaa uudestaan. Palvelukuvaus on olemassa, eikä sitä tarvitse tehdä uudestaan, Kuusisto toteaa.
Laulunmaan Kiurussa kilpailutuksen voitti taloyhtiötä ennestään palvellut huoltoyhtiö. Sen tarjous oli kilpailukykyisin, ja asukkaiden pitämä huoltomies sai jatkaa tutussa kiinteistössä.
Talohuollon ja ulkoalueiden huollon tarjousvertailussa säästö oli 32 prosenttia aiempaan vertailukelpoiseen hintaan nähden. Siivouksessa kustannukset laskivat 17 prosenttia. Siivoukseen olisi ollut tarjolla vielä hieman edullisempi vaihtoehto, mutta taloyhtiö halusi jatkaa tutun palveluntuottajan kanssa.
– Mikään ei muuttunut muuta kuin hinta putosi, Poikkimäki tiivistää huoltoyhtiön jatkamisen.
Kuusiston mukaan kilpailutus toi edullisemman hinnan lisäksi aiempaa kattavamman huoltosopimuksen.
– Mukaan tuli tehtäviä, joita aikaisemmin ei ollut mainittu huoltosopimuksessa. Nyt ne ovat kaikki siinä mukana, Kuusisto kertoo.
Prosentit kuvaavat kilpailutuksessa saatujen palveluhintojen eroa aiempiin vertailukelpoisiin kustannuksiin. Poikkimäen mukaan ensimmäisen vuoden säästöstä 70 prosenttia jää taloyhtiölle ja 30 prosenttia on Retta Livingin palkkiota. Ensimmäisen vuoden jälkeen säästö jää kokonaan taloyhtiölle.
Kun kilpailutuksen tulokset esiteltiin hallitukselle, vastaanotto oli lämmin.
– Kyllähän siellä oli hymy korvissa, Poikkimäki muistelee.
Kuukausihinnan rinnalla ratkaisee se, mitä sopimus kattaa. Poikkimäen kuvaamassa Retta Living -mallissa alle tunnin kestävät huoltotyöt sisältyvät kuukausiveloitukseen. Esimerkiksi lampunvaihdosta ei silloin laskuteta erillistä työtä, vaikka itse lamppu veloitetaan. Myös tavanomainen, alle tunnissa tehtävä viemärin avaus kuuluu kokonaisuuteen.
Palvelukuvausta laadittaessa erotetaan toisistaan jatkuva huolto ja erilliset korjaukset. Nurmikonleikkuu ja hiekoitus ovat huoltoa, mutta esimerkiksi puhki ruostuneen rännin uusiminen on korjaustyö. Yhteisellä kiinteistökierroksella hallitus, isännöitsijä ja Retta Livingin asiantuntija käyvät läpi, mitä kiinteistössä tarvitaan ja miten tehtävät kirjataan sopimukseen.
Retta Livingin kautta taloyhtiö pääsee hyödyntämään myös Rettan neuvottelemia LVI-palveluiden hintoja. Poikkimäki havainnollistaa hyötyä WC-istuimen vaihdolla. Hintaesimerkin mukaan IDO-istuimen vaihto maksaa neuvotellulla hinnalla alle 700 euroa, kun huoltoyhtiön kautta vastaava vaihto voi maksaa noin 900 euroa. Kyse on suuntaa antavasta hintaesimerkistä, ei Laulunmaan Kiurussa toteutetusta työstä.
– Olemme päässeet neuvottelemaan näitä asioita meidän volyymillamme, Poikkimäki kertoo.
Retta Livingin tehtävä ei pääty uuden sopimuksen allekirjoittamiseen. Tiimi seuraa huoltokalenterin tehtävien toteutumista ja muistuttaa palveluntuottajia viivästyneistä töistä. Hallitus näkee OmaRetta-palvelun huoltokalenterista, mitä on tehty, kuka työn on tehnyt ja milloin.
Laskut tarkistetaan kahdessa vaiheessa: ensin Retta Living -tiimissä ja sen jälkeen isännöitsijällä. Erillisveloitukset on perusteltava, ja laskutusta verrataan sovittuun palvelusisältöön. Seuranta vapauttaa isännöitsijän aikaa taloyhtiön muiden asioiden hoitamiseen.
Kuusisto pitää Retta Livingin ajatusta huoltotöiden seurannasta fiksuna: huoltokalenterin seuraaminen ei jää yksin isännöitsijän vastuulle. Palvelu oli haastatteluhetkellä taloyhtiössä vielä uusi, ja huoltokalenterin käytössä oli hänen mukaansa edelleen opeteltavaa.
Rettan taustatuki tuo Kuusistolle turvallisuuden tunnetta.
– Nyt tuntuu turvalliselta, kun on iso yhtiö taustalla, Kuusisto sanoo.
Laulunmaan Kiurussa kiinteistöhuollon kilpailutus toi selvästi edullisemmat palveluhinnat ilman huoltoyhtiön vaihtamista. Samalla hallitus sai tarkemman käsityksen siitä, mistä taloyhtiö maksaa ja miten sovittujen töiden toteutumista seurataan.
Haluatko tietää, millaisia säästöjä Retta Living voisi tuoda taloyhtiöllesi? Ota yhteyttä omaan isännöitsijääsi.As Oy Tampereen Laulunmaan KiuruSijainti: TampereValmistumisvuosi: 2007Asuntoja: 19Rakennustyypit: kerrostalo, rivitalo ja luhtitaloHallituksen puheenjohtaja: Marjaana KuusistoIsännöitsijä: Janne Poikkimäki, Retta Isännöinti
Jätä tarjouspyyntö isännöintipalveluista, niin otamme sinuun yhteyttä ja kerromme kuinka voimme olla avuksi.