Isännöitsijän tehtävät ja osaaminen

Isännöitsijän ammatissa kiinteistöalan perusosaaminen on eduksi mutta ei välttämättömyys.

Isännöitsijän rooliin voi suuntautua joko koulutuksen tai työskentelyn kautta. Isännöitsijän tehtävät pitävät sisällään esimerkiksi isännöitävän taloyhtiön hallinnon hoitamista, mihin tarvitaan mm. tietojärjestelmäosaamista, projektinhallintataitoja sekä neuvottelutaitoja. Alalla on yhä laajemmin käytössä myös monipuolisesti digitaalisia työkaluja, joten erilaisten järjestelmien ja työkalujen osaaminen sekä kiinnostus niiden käyttöönottoon on työssä eduksi.

Tiimi ja kollegat isännöitsijän tukena

Isännöitsijän tehtävät edellyttävät tuntemusta alaa säätelevistä laeista. Retta Isännöinnissä tarjolla on aina tukea ja apua niin omalta tiimiltä kuin muun muassa konsernin lakipalveluista. Retta Isännöinnin toimintatapa eroaa myös muista isännöintialan yrityksistä siinä, että isännöitsijän kanssa työskentelee aina toimistoisännöitsijä sekä asiakaspalvelu. Siinä missä toimistoisännöitsijä ja asiakaspalvelu hoitavat asukkaiden päivittäisiä asioita, kuten autopaikkavarauksia, vastikkeisiin tai lainaosuuksiin liityviä asioita, voi isännöitsijä keskittyä hoitamaan taloyhtiön hallintoa ja pitkän tähtäimen suunnitelmia yhdessä hallituksen kanssa.

Hallinnollisen isännöitsijän tehtävässä talotekniikan tai LVI-alan syvempi tekninen osaaminen ei ole välttämättömyys. Asioita oppii työn kautta, ja etenkin uran alussa tärkeintä on aktiivisesti kontaktoida asiantuntijoita, selvittää ja löytää tarvittavat vastaukset kysymyksiin sekä huolehtia, että sovitut asiat tulevat hoidettua. Samalla tekniset toimenpiteet tulevat tutuiksi ja asioita on helpompi ymmärtää.

Isännöitsijän työssä kommunikointi on avainasemassa

Isännöitsijältä edellytetään työssään kykyä ja halua tulla toimeen erilaisten ihmisten kanssa. Se tarkoittaa asiakaslähtöistä ja palvelualtista työskentelyä, jossa reagoidaan nopeasti asiakkaiden tarpeisiin. Retta Isännöinti mittaa jatkuvasti asiakastyytyväisyyttä, johon sisältyy myös mm. isännöitsijän kommunikointi ja yhteydenpito taloyhtiöiden kanssa. Saadun palautteen perusteella toimintaa kehitetään ja kehitysalueita käydään isännöitsijöiden kanssa läpi.

Isännöitsijä tarvitsee työssään pääosin suomen kieltä, mutta paikkakunnasta riippuen myös ruotsin tai englannin taitoa saatetaan tarvita.

Isännöitsijän tärkeimmät tehtävät liittyvät taloyhtiön hallinnointiin, talouteen ja kiinteistön ylläpitoon

Hallinto ja päätöksenteko

• Valmistelee hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset sekä huolehtii päätösten toimeenpanosta.
• Pitää yhteyttä hallitukseen, osakkaisiin ja asukkaisiin.
• Huolehtii lakisääteisten asiakirjojen ja rekisteröintien ajantasaisuudesta (esim. osakeluettelo, tilinpäätös).

Talouden hoito

• Laatii talousarvion ja seuraa sen toteutumista.
• Vastaa kirjanpidosta ja tilinpäätöksen valmistelusta.
• Hoitaa laskutuksen, maksuliikenteen ja perinnän.
• Huolehtii vakuutuksista ja kilpailuttaa tarvittaessa sopimuksia.

Kiinteistön ylläpito ja korjaukset

• Järjestää kiinteistön huollon ja kunnossapidon.
• Teettää ja kilpailuttaa korjaus- ja remonttihankkeet sekä valvoo niiden toteutusta.
• Huolehtii kiinteistön kuntotarkastuksista ja pitkän tähtäimen korjaussuunnitelmasta (PTS).

Viestintä ja neuvonta

• Tiedottaa osakkaille ja asukkaille ajankohtaisista asioista.
• Neuvoo hallitusta ja osakkaita lain, yhtiöjärjestyksen ja käytännön asioiden tulkinnassa.

Sopimukset ja viranomaisyhteydet

• Tekee ja hallinnoi palvelusopimuksia (esim. siivous, huoltoyhtiö, jätehuolto).
• Hoitaa yhteydet viranomaisiin ja varmistaa lakien ja määräysten noudattamisen.