Opas: Isännöinnin kilpailuttaminen ja valinta

1) Isännöitsijä auttaa säilyttämään kiinteistön arvon

Monen suomalaisen arvokkain omaisuus on asunto-osake ja siksi asuinkiinteistöstä huolehtiminen kannattaa antaa luotettaviin käsiin. Isännöintitoimiston valinta on yksi taloyhtiön hallituksen isoimpia päätöksiä. Isännöitsijä toimii sekä taloyhtiön operatiivisena johtajana että hallituksen oikeana kätenä. Hänen tehtävänään on huolehtia, että taloyhtiön arki sujuu ja kiinteistön markkina-arvo kehittyy suotuisasti.

Isännöinnin kilpailuttamisen ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa on olennaista selvittää taloyhtiön yhteinen tahtotila, johon kaikki ovat valmiita sitoutumaan. Tässä vaiheessa on myös tarkoin listattava, mitä uudelta isännöintiyritykseltä halutaan ja mikä on taloyhtiön pitkän tähtäimen strategia. Tässä yhteydessä on myös hyvä listata syyt, miksi uusi palvelu ollaan hankkimassa tai miksi nykyinen isännöintiyritys halutaan vaihtaa toiseen toimijaan. Isännöintiyrityksen kilpailutus on myös hyvä tilaisuus kartoittaa taloyhtiön nykyinen tilanne sekä hallituksen ja osakkaiden odotukset ja tulevaisuuden tarpeet.

Isännöintiyrityksen kilpailutuksen ja valintaprosessin aikana on hyvä muistaa, että kiinteistöjen ikä ja tarpeet vaihtelevat. Tarvekartoitus määrittääkin isännöinnille reunaehdot, joiden perusteella voidaan aloittaa sopivimman isännöinnin palveluntarjoajan etsintä. Isännöintialalta löytyy hyvin erilaisia toimijoita ja tavoitteena on löytää isännöintitoimisto, joka pystyy vastaamaan parhaiten juuri oman taloyhtiön tahtotilaan ja tarpeisiin, nyt ja myös tulevaisuudessa.

Isännöintiyrityksen kilpailuttaminen ei välttämättä tarkoita isännöintitoimiston vaihtamista. Joissain tapauksissa kilpailutus voi myös johtaa isännöitsijän vaihtumiseen saman isännöintitoimiston sisällä. Taloyhtiön ja isännöitsijän yhteistyön sujuvuus kannattaa tarkistaa säännöllisesti ja varsinkin niissä tilanteissa, kun taloyhtiössä on tapahtumassa jotain merkittävää tai kun taloyhtiön hallitus on vaihtumassa. Jatkuva yhteistyön arviointi palvelee sekä taloyhtiötä että isännöintitoimiston palvelutason kehittymistä.

2) Mikä on isännöitsijän rooli taloyhtiön arjessa?

Isännöitsijän lakisääteisiin tehtäviin kuuluvat taloyhtiön juokseva hallinto hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti, kirjanpidon lainmukaisuudesta huolehtiminen ja taloyhtiön varainhoidon järjestäminen. Käytännössä isännöitsijän vastuulle kuuluu näiden lisäksi paljon muutakin, sillä isännöitsijää koskettaa kaikki, mitä taloyhtiössä tapahtuu.

Isännöitsijän toimenkuva on kehittynyt viime vuosina kovasti, ja isännöitsijän tehtävä on muuttunut kirjanpitäjästä moniosaajaksi, jonka vastuulla on huolehtia asumisen palveluista ja kiinteistön markkina-arvon säilyttämisestä. Isännöitsijän tehtävät ovat lisääntyneet ja kehittyneet reilusti lainsäädännön muutoksista, asukkaiden tarpeista ja kiinteistöjen vanhentumisesta johtuen.

Isännöintitoimistosta on nykyään mahdollista saada isännöinnin peruspalveluiden lisäksi erilaisia räätälöityjä lisäpalveluja. Isännöinnin hinta muodostuu siis kiinteistä peruspalveluista ja erillisen hinnaston mukaan veloitettavista lisäpalveluista.

Lisäpalveluina taloyhtiö voi saada apua isännöintiyritykseltä esimerkiksi taloyhtiöstrategian laatimiseen. Taloyhtiöstrategian avulla täytetään lain määräämät vaatimukset suunnitelmallisesta ja tavoitteellisesta kiinteistön ylläpidosta. Tämä vaikuttaa asunto-osakkeiden arvon säilymiseen sekä positiivisen asumiskokemuksen syntymiseen. Taloyhtiöstrategia helpottaa myös taloyhtiön johtamista ja tukee päätöksentekoa kaikissa taloyhtiötä koskevissa toiminnoissa. Isännöinnin lisäpalveluita on tarjolla myös asumisen turvallisuuden ja energiatehokkuuden parantamiseen ja kehittämiseen sekä kustannussäästöjen toteuttamiseen. Myös monet lakisääteiset asiakirjat ja taloyhtiön viestintä sekä tiedottaminen on mahdollista jättää isännöintitoimiston hoidettavaksi.

Taloyhtiön tarpeisiin parhaiten sopivaa isännöintitoimistoa etsiessä kannattaa muistaa, että isännöintitoimistot poikkeavat toisistaan ja tuottavat hyvin erilaisia palveluja. Kaiken kaikkiaan isännöintiyrityksiä on Suomessa noin 700, ja ala työllistää arviolta 5000 henkilöä, joista noin 2500 on isännöitsijöitä. Suuri osa yrityksistä on pieniä yhden tai kahden henkilön toimistoja. Erityisesti viime vuosina monet paikalliset toimijat ovat liittyneet osaksi suurempia toimistoja. Isännöintipalveluiden keskittämisestä on todettu olevan etua, sillä näin kaikki isännöitsijän tarvitsemat asiantuntijaverkostot löytyvät helposti ja kustannustehokkaasti saman talon sisältä. Isommissa isännöintiyrityksissä on saatavilla osaamista niin taloudellisissa, teknisissä kuin juridisissakin kysymyksissä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että isännöitsijälle jää enemmän aikaa varsinaisen isännöitsijän tehtävien hoitamiseen. Pienemmissä isännöintitoimistoissa työaikaa saattaa kulua paljon hyvien yhteistyökumppanien etsimiseen sekä yhteistyökumppaniverkoston ylläpitämiseen.

3) Mitä isännöinnin kilpailuttamisessa tulee ottaa huomioon?

Määrittele tavoitteet ja tarpeet taloyhtiön isännöinnille

Taloyhtiön tahtotila ja strategia määrittävät, millaisen isännöintitoimiston se tarvitsee. Tarpeisiin vaikuttavat muun muassa taloyhtiön koko, ikä ja kunto. Isännöintiyritystä valitessa kannattaa huomioida myös taloyhtiön tulossa olevat kehityshankkeet, korjaustarpeet ja niihin tarvittavat resurssit ja kustannukset.

Peruspalveluiden lisäksi tällaisissa tilanteissa isännöitsijältä voidaan tarvita erilaisia räätälöityjä palveluita. Tässä vaiheessa on myös hyvä selvittää se, mitä asukkaat ovat valmiita maksamaan isännöinnistä. Taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet määritellään hallituksen kokouksessa.

Taloyhtiön tarpeita on hyvä tarkastella säännöllisesti. Selkeitä isännöintitoimiston kilpailuttamisen paikkoja ovat tilanteet, joissa taloyhtiössä tapahtuu jotain merkittävää tai kun taloyhtiön hallitus vaihtuu.

Isännöitsijän tehtäviin kuuluu myös ottaa kantaa siihen, mikä voi vaikuttaa kiinteistön arvoon tai osakkeenomistajille syntyviin kustannuksiin. Isännöinti kilpailutetaan luonnollisesti myös silloin, kun taloyhtiölle valitaan ensimmäistä kertaa isännöitsijää. Isännöintiyrityksen kilpailuttamista tulisi myös harkita silloin, kun taloyhtiössä ei ole tapahtunut lainkaan kehitystä viimeiseen viiteen vuoteen. Isännöintiyrityksen kilpailutus on erinomainen tilaisuus kartoittaa, missä elinkaaren vaiheessa taloyhtiö on ja mitä hallitus ja osakkaat isännöinniltä odottavat.

Kilpailutuksen alussa on syytä aina selvittää, pystytäänkö yhteistyötä nykyisen isännöintitoimiston kanssa parantamaan. Jos isännöinnissä on ongelmia, on hyvä ensin keskustella isännöitsijän kanssa siitä, mistä nämä ongelmat johtuvat, sillä taustalla voi myös olla isännöintitoimiston ja taloyhtiön erilaiset näkemykset sovitusta asiasta.

Mikäli yhteistyötä nykyisen isännöintitoimiston kanssa ei keskusteluista huolimatta saada toimimaan, kannattaa isännöinnin kilpailutus aloittaa pyytämällä tarjouksia muilta alan yrityksiltä.

Koosta tarjouspyyntö ja määrittele isännöintitoimiston valintakriteerit

Tässä vaiheessa on myös hyvä tarkistaa, miten nykyisessä isännöintisopimuksessa on määritelty sopimuksen irtisanomisperusteet ja -ajankohta sekä irtisanomisaika.

Taloyhtiön yhtiökokouksessa päätetään kuka laatii ja lähettää tarjouspyynnöt. Yleensä tämän tehtävän saa hoidettavakseen hallituksen puheenjohtaja. Kilpailutukseen osallistuvia isännöintiyrityksiä on kohdeltava yhdenvertaisesti ja heille tulee antaa samanlainen tieto tarjouksen kohteesta sekä yhtäläinen mahdollisuus tarjouksen tekemiseen.

Tarjouspyyntöön tulee aina sisällyttää mm. taloyhtiön perustiedot, tavoitteet ja tarpeet isännöinnille sekä yhteistyön toivottu aloittamisajankohta. Liitteeksi kannattaa myös laittaa taloyhtiötä koskevat tärkeät asiakirjat, kuten yhtiöjärjestys, viimeksi vahvistettu tilinpäätös, isännöitsijäntodistus liitteineen sekä mahdollinen taloyhtiön strategia. Tässä vaiheessa on hyvä myös kertoa taloyhtiön tulossa olevista projekteista ja korjaustarpeista.

Tilattavaa isännöintipalvelua ei tarvitse määritellä yksityiskohtaisesti. Jos tarjouspyyntö tehdään, koska edelliseen palveluntarjoajaan ollaan tyytymättömiä, kannattaa tämä myös tuoda esille tarjouspyynnön yhteydessä. Se auttaa isännöintitoimistoja hahmottamaan taloyhtiön tarpeita.

Tässä vaiheessa on hyvä tehdä myös taulukko isännöintitoimiston valintakriteereistä. Näin kaikilla taloyhtiössä on yhteinen käsitys siitä, mitä isännöinniltä halutaan ja millä perustein valinta tehdään.

Valintakriteereissä on hyvä ottaa huomioon:

1) Isännöintiyrityksen henkilöstön koulutus, kokemus, resurssit ja tukiverkosto
2) Referenssit
3) Lisäpalvelut ja niiden sisältö
4) Hinnoittelu
5) Yhteistyökumppaniverkoston laajuus ja sen tuomat edut
6) Isännöintiliiton jäsenyys
7) Yrityksen toimintatavat ja viestintäperiaatteet

Lähetä tarjouspyyntö 3–5 isännöintiyritykselle

Valitse yritykset, joiden palvelut sopivat parhaiten taloyhtiön tarpeisiin. Paikalliset isännöitsijäyhdistykset ovat hyviä kanavia potentiaalisten ehdokkaiden selvittämiseen. Isännöintiliiton jäsenyydestä on etua, sillä jäsenyritykset ovat sitoutuneet isännöinnin eettisiin ohjeisiin ja pysyvät myös ajan tasalla toimialan kehityksestä. Lisäksi kannattaa myös kysyä suosituksia hyvistä isännöintiyrityksistä naapuritaloyhtiöistä ja tutkia eri isännöintitoimistojen kotisivuja.

Isännöintitoimiston resurssitilanne kannattaa aina ottaa huomioon, erityisesti niissä tilanteissa, kun taloyhtiöön on tulossa isoja korjaushankkeita. Valtakunnallisella isännöintialan toimijalla on mahdollisuudet hoitaa ne kattavasti ja kustannustehokkaasti omien asiantuntija- ja yhteistyökumppaniverkostojen kautta.

Isännöintitoimiston fyysisellä sijainnilla ei ole kovin suurta merkitystä, kunhan se on saavutettavissa kohtuullisen matkan päässä ja kattavien sähköisten palvelujen avulla. On hyvä myös muistaa antaa isännöintitoimistoille riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen.

Varaa aikaa tarjousten käsittelyyn ja vertailuun

Saapuneet isännöintitarjoukset käydään läpi taloyhtiön hallituksen kokouksessa. Tarkista ensin tarjousten asianmukaisuus, sillä tarjouksesta pitää käydä ilmi, millaisia palveluja isännöintiyritys taloyhtiölle tarjoaa ja millä hinnalla. Jos tarjouksen tiedot ovat puutteelliset, hylkää tarjous.

Kun valintakriteerit on määritelty samaan aikaan tarjouspyynnön kanssa, on tarjousten vertailu huomattavasti helpompaa. Vertaile aina tarjottuja palveluja ja niiden sopivuutta taloyhtiön tarpeisiin. Isännöinnin sopivuuden ja pätevyyden tulisi olla keskeisin valintakriteeri, ei hinnan. Ammattitaidon puute ja huolimattomuus kostautuvat pitkällä tähtäimellä taloyhtiölle säästöjen sijaan lisäkuluina. Kannattaa muistaa, että taloyhtiön tehtävänä on valita isännöitsijätoimisto, ei yksittäistä isännöitsijää. Isännöitsijätoimisto tuntee henkilökuntansa ydinosaamisen parhaiten ja valitsee taloyhtiölle parhaan mahdollisen isännöitsijän kulloiseenkin taloyhtiön tarpeeseen.

Nykyään useampikin isännöitsijä voi hoitaa saman taloyhtiön tarpeita. Myös muiden yrityksen asiantuntijoiden hyödyntäminen erityisosaamista vaativissa tehtävissä on osa isännöitsijän ammattitaitoa. Anna siis arvoa isännöintiyrityksen koko henkilökunnan koulutukselle ja osaamiselle.

Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, josta selviää, mitkä isännöintiyritykset valitaan haastatteluun ja millä perusteilla. Pyydä isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset, mm. selvitys ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta sekä kaupparekisteriote.

Haastattele lupaavimmat palveluntarjoajat ja käy sopimusneuvottelut

Haastattelujen avulla pystyt tutustumaan palveluntarjoajaan ja varmistat tämän palveluiden sisällön. Haastattelun yhteydessä on myös hyvä kysyä lisätietoja mm. isännöintiyrityksen henkilökunnasta, referensseistä, teknisestä asiantuntemuksesta, taloyhtiölle tarjottavista lisäpalveluista, kumppaniverkoston laajuudesta sekä viestintäkäytännöistä.

Sopimusneuvotteluihin kutsutaan se isännöintiyritys, joka sopii haastattelujen perusteella parhaiten taloyhtiön tarpeisiin. Sopimusneuvotteluilla varmistetaan, että isännöintiyrityksellä ja taloyhtiöllä on yhteinen käsitys isännöintipalvelujen sisällöstä ja hinnoittelusta. Huomioi myös tässä vaiheessa nykyisen isännöintitoimiston irtisanomisaika ja -ehdot.

Valitse isännöitsijä ja solmi isännöintisopimus

Isännöintisopimus voidaan solmia, kun hallitus on tehnyt päätösvaltaisessa kokouksessa päätöksen isännöintiyrityksen valinnasta. Isännöintisopimuksessa määritellään mm. isännöitsijän päivittäiset tehtävät ja niiden hoitamiseen liittyvät toimintamallit ja vastuut, erillisveloitettavat tehtävät sekä mahdolliset tilattavat lisäpalvelut. Isännöintisopimuksen allekirjoittavat taloyhtiön ja isännöintiyrityksen edustajat. On hyvä huomioida, että isännöintiyritykselle kannattaa antaa aikaa tutustua perusteellisesti taloyhtiön tarpeisiin, ennen kuin he nimeävät päävastuullisen isännöitsijän.

Isännöintisopimuksen tulee olla niin selkeä, että molemmat osapuolet ymmärtävät sen sisällön. Yhteinen tahtotila on myös onnistuneen yhteistyön ytimessä tulevaisuudessa. Taloyhtiön hallituksen kannattaa pitää vähintään yksi kokous, jossa käydään läpi isännöintiyrityksen palvelun sisältö, laajuus ja hinnoittelu. Perehtymiseen on syytä varata kunnolla aikaa.

Taloyhtiön hallituksen vastuulla on huolehtia siitä, että uudesta isännöintisopimuksesta tiedotetaan kiinteistön osakkaille ja asukkaille.

4) Onnistuneen yhteistyön kulmakivet

Vastuu avoimesta ja sujuvasta viestinnästä on sekä hallituksella että isännöitsijällä. Jatkuva yhteistyön arviointi takaa sen, että sopimus ja palvelun laatu ovat ajan tasalla ja taloyhtiön johtaminen ja kiinteistönhoito hallussa. Taloyhtiöviestintään löytyy nykyään tukea esimerkiksi sähköisistä palvelukanavista, joissa tieto kulkee nopeasti sekä isännöintitoimiston sisällä että taloyhtiön suuntaan.

Vuosittaisessa keskustelussa on hyvä käydä läpi, kuinka sopimusmalli on toiminut ja halutaanko jotain muuttaa tai lisätä. Aktiivinen vuoropuhelu ennaltaehkäisee väärinymmärryksiä ja säästää aikaa ja resursseja jatkuvalta isännöinnin kilpailuttamiselta. Edistyksellisimmät isännöintiyritykset myös mittaavat asiakaskokemusta säännöllisin väliajoin. Näin isännöintiyrityksellä on mahdollisuus kehittää palveluita yhä paremmin taloyhtiön tarpeita vastaaviksi.

Isännöintipalvelut kehittyvät jatkuvasti. Tulevaisuudessa isännöinnin lisäpalveluihin voivat luontevasti kuulua esimerkiksi siivous-, ruoka- ja renkaanvaihtopalvelut. Isännöitsijän rooli taloyhtiössä ja asukkaiden arjessa kasvaa ja kehittyy jatkuvasti ja parhaan mahdollisen isännöintiyrityksen valintaan kannattaa panostaa.