Retta Isännöinti Oy tillhandahåller fastighetsförvaltningstjänster till bostadsrättsföreningar som är kunder hos företaget.
Retta Isännöintis verksamhet kräver att företaget samlar in vissa personuppgifter om sina kunder och intressenter. I dessa fall fungerar Retta Isännöinti som personuppgiftsansvarig enligt dataskyddslagstiftningen. Syftet med detta dokument är att informera de registrerade om behandlingen av deras personuppgifter.
När det gäller de fastighetsförvaltningstjänster som Retta Isännöinti tillhandahåller är företaget personuppgiftsbiträde. Retta Isännöinti är även personuppgiftsbiträde när det gäller den kundservice som företaget tillhandahåller sina kunders kunder på grundval av fastighetsförvaltningsavtalet.
REGISTRERINGSANSVARIG: Retta Isännöinti Oy (organisationsnummer 0871684-7)
Retta Isännöinti fungerar som självständig registeransvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna redogörelse. Även om personuppgifter kan delas mellan koncernbolagen på det sätt som beskrivs nedan, ansvarar varje koncernbolag självständigt för sin egen behandling och det föreligger inte något gemensamt registeransvar mellan bolagen enligt artikel 26 i dataskyddsförordningen.
GRUND OCH SYFTE MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER
Retta Isännöinti för ett kundregister i samband med att företaget tillhandahåller förvaltningstjänster till bostadsrättsföreningar. Grunden för behandlingen av personuppgifter är fullgörandet av avtalet mellan kunden och Retta Isännöinti samt uppfyllandet av lagstadgade skyldigheter (bl.a. bokföringslagen, penningtvättslagen och lagen om bostadsrättsföreningar). Dessutom kan behandlingen grundas på Retta Isännöintis berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR), såsom organisering av verksamheten och den koncerninterna förvaltningen.
Lagen om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism (444/2017) kräver identifiering av kunder samt insamling av uppgifter om deras verkliga huvudmän, beslutsfattare och kontaktpersoner. Dessa uppgifter används för att förebygga, upptäcka och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism.
Personuppgifter som behandlas
Följande uppgifter samlas in om Retta Isännöintis kunder: personens namn, befattning i kundföretaget, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress). Dessutom innehåller registren eventuella kundklagomål med tillhörande personuppgifter.
För att uppfylla skyldigheterna enligt penningtvättslagen samlas dessutom uppgifter in om kundföretagets faktiska förmånstagare, beslutsfattare och kontaktpersoner, såsom namn, personnummer eller födelsedatum, medborgarskap, uppgifter om politiskt inflytande (PEP) samt uppgifter om sanktions- eller frysningslistor.
I kundregistret lagras även användarprofiler för personer som är registrerade i OmaRetta-tjänsten. Användarprofilen kan innehålla personens namn, telefonnummer, adress, bostads- eller fastighetsbolagets namn och lägenhetsnummer, e-postadress, IP-adress, personnummer, kontonummer samt eventuellt en profilbild. Dessutom innehåller tjänsten andra uppgifter som användaren har matat in eller lagt till i tjänsten. För användningen av OmaRetta-tjänsterna har separata användarvillkor samt en integritetspolicy upprättats, där det bland annat framgår mer detaljerat vilka olika uppgifter som samlas in i syfte att utveckla tjänsterna.
Retta Isännöinti samlar även in personuppgifter i kundregistret som är relaterade till bostadsuthyrningsverksamheten och som anges nedan.
Födelsedatum, personnummer, tidigare adress, språk för kundkontakter, uppgifter om politiskt exponerad person (så kallad politically exposed person, ”PEP”), uppgifter om huruvida kunden finns med på en internationell sanktionslista, uppgifter om huruvida kunden finns med på en internationell frysningslista (ett offentligt register över beslut om tillgångsfrysning som förs av KRP), identifieringsuppgifter för den handling som använts vid identitetsverifieringen eller en kopia av denna, uppgifter om förmyndarskap eller godmanskap, uppgifter om det objekt som ska förmedlas, yrke, anställningstid, ekonomisk situation, inkomstuppgifter, eventuella övriga uppgifter som ingår i ansökan om hyresbostad, kredituppgifter, uppgifter som ingår i hyresavtalet samt eventuella övriga uppgifter som kunden lämnat och som är nödvändiga för att utföra förmedlingsuppdraget.
Inom bostadsuthyrningsverksamheten är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter fullgörandet av avtalet och en lagstadgad skyldighet.
De registrerades uppgifter används inte för profilering och är inte föremål för automatiserat beslutsfattande.
Användning av AI-verktyg och AI-applikationer
Vi använder AI-baserade verktyg och applikationer för att leverera och utveckla våra tjänster och för att hantera vår kommunikation med dig. Vi använder dessa verktyg endast för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy och endast när vi har en lämplig rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter.
Våra AI-leverantörer. När våra AI-leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning ska de följa våra instruktioner och gällande dataskyddslagstiftning. De får inte använda dina personuppgifter för att träna sina AI-modeller.
Plats för behandling och överföringar. Personuppgifter som behandlas i AI-verktygen lagras som huvudregel inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). När personuppgifter överförs utanför EES använder vi godkända skyddsåtgärder, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.
Mänsklig tillsyn. Vi använder inte AI för att fatta beslut om dig som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad utan att en människa är involverad. AI är ett stöd i vårt arbete, men det är alltid människor som ansvarar för beslut som påverkar dig. Om detta ändras kommer vi endast att fatta sådana helt automatiserade beslut när det är tillåtet enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi kommer även att informera dig om dina rättigheter, bland annat rätten att begära mänsklig inblandning, att framföra dina synpunkter och att överklaga beslutet.
Känsliga personuppgifter. Lämna endast de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna hantera ditt ärende eller din förfrågan. Undvik att uppge känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, om dig själv eller andra, såvida det inte är nödvändigt för ärendet.
Om du lämnar sådana uppgifter kan de komma att behandlas av de AI-tjänster vi använder för att stödja vår hantering av kommunikation. Vi behandlar uppgifterna endast i den utsträckning som är nödvändig för att hantera ärendet.
Interaktion med AI. När du interagerar direkt med en AI-funktion i våra system eller applikationer informerar vi dig tydligt om att du kommunicerar med AI.
VANLIGA UPPGIFTSKÄLLOR
Personuppgifter erhålls i regel från de registrerade själva. Uppgifter kan även samlas in från myndighetskällor, såsom handelsregistret. Uppgifter erhålls dessutom från offentliga källor, såsom bostadsrättsföreningens egna webbplatser eller Suomen Asiakastieto Oy. De uppgifter om kundkännedom som krävs enligt penningtvättslagen samlas in direkt från den registrerade via DOKS-tjänsten (Suomen Tunnistetieto Oy).
BEHANDLARE AV PERSONUPPGIFTER OCH REGELMÄSSIGT ÖVERLÄMNANDE AV UPPGIFTER
Retta Isännöinti använder olika tjänsteleverantörer och därmed personuppgiftsbiträden när företaget tillhandahåller tjänster till sina kunder, till exempel kundhanterings- och försäljningssystem.
Retta Isännöinti använder tjänsten DOKS (Suomen Tunnistetieto Oy) som hjälp för att uppfylla identifierings- och redovisningsskyldigheterna enligt penningtvättslagen, och DOKS behandlar personuppgifter för Retta Isännöintis räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde.
Personuppgifter kan lämnas ut mellan bolag inom koncernen i den omfattning som är nödvändig för att utveckla verksamheten eller fullgöra rättsliga förpliktelser. Inom koncernen delas personuppgifter särskilt för ändamål som rör kundrelationshantering, kundservice, försäljning, marknadsföring, ekonomiförvaltning och rapportering, samt tillsammans med Ador Vakuutuspalvelut Oy för att uppfylla skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen. Rättslig grund för behandling som rör styrning och utveckling av verksamheten är Retta Isännöintis berättigade intresse av att styra koncernens verksamhet på ett enhetligt sätt. Rättslig grund för Ador Vakuutuspalvelut Oy:s behandling för att uppfylla skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen är rättslig förpliktelse.
Personuppgifter kan överföras mellan företag som ingår i samma koncern som Retta Isännöinti i den utsträckning som är nödvändig för att utveckla verksamheten. Personuppgifter delas mellan koncernbolagen särskilt för ändamål som rör hantering av kundrelationer, kundservice, försäljning, marknadsföring, ekonomisk förvaltning och rapportering. Grunden för behandlingen är då Retta Isännöintis berättigade intresse av att förvalta koncernens affärsverksamhet på ett enhetligt sätt.
Personuppgifter kan även lämnas ut till inkassobyråer för indrivning av fordringar. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till myndigheter på begäran. Även framställande av ett rättsligt krav eller försvar mot ett sådant kan kräva att personuppgifter lämnas ut, till exempel till ett försäkringsbolag eller en juridisk rådgivare.
Uppgifter från förmedlingsuppdragsregistren kan även lämnas ut till den myndighet som övervakar förmedlingsverksamheten (Tillstånds- och tillsynsmyndigheten) eller till annan myndighet (t.ex. anmälan om bostadsval som ska lämnas till ARA) på det sätt som lagstiftningen kräver. Hanteringen av förmedlingsuppdrag kräver också att uppgifter lämnas ut till motparten i uppdraget.
Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU eller EES.
LAGRINGSTIDER
Lagringstiden och lagringskriterierna för uppgifterna varierar beroende på vilken typ av personuppgift det rör sig om och syftet med behandlingen av den specifika personuppgiften.
I regel lagras personuppgifter som samlats in på grundval av ett avtalsförhållande under avtalets giltighetstid och efter dess upphörande så länge som det är nödvändigt med hänsyn till eventuella rättsliga åtgärder. Personuppgifter som samlats in på grundval av en lagstadgad skyldighet lagras under den tid som lagen kräver.
Inlämnade anbud, inklusive de personuppgifter de innehåller, lagras i högst två år efter anbudsprocessens slut.
Lagstiftningen om kundidentifiering föreskriver att uppgifter om kundens identitet ska bevaras i fem år efter uppdragets/avtalets upphörande.
PRINCIPER FÖR DATASKYDD
Personuppgifter skyddas med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Pappersdokument förvaras i ett låst utrymme och åtkomsten till dem begränsas till endast de personer som har rätt att behandla uppgifterna. Elektroniskt material skyddas med tekniska åtgärder och behörighet till systemen beviljas endast de personer för vilka det är nödvändigt på grund av deras arbete eller uppdrag. Den registeransvariges personal är bunden av tystnadsplikt och personalen utbildas och får vägledning om laglig behandling av personuppgifter, och kunskapen hålls regelbundet uppdaterad.
Även eventuella personuppgiftsbehandlare utanför Retta Isännöinti förväntas vidta tillräckliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder samt förbinda sig att iaktta tystnadsplikten.
DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Den registrerade har rätt att få bekräftelse på om den registeransvarige behandlar personuppgifter som rör honom eller henne. Om uppgifterna behandlas har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Om personuppgifterna är ofullständiga, felaktiga eller om uppgifterna är inaktuella, har den registrerade rätt att begära att uppgifterna rättas.
Om behandlingen av personuppgifterna grundar sig på den registrerades samtycke eller ett avtalsförhållande har den registrerade rätt att få de personuppgifter som han eller hon har lämnat till den registeransvarige i ett strukturerat, allmänt använd och maskinläsbar form samt att överföra uppgifterna till en annan registeransvarig. Denna rättighet gäller endast personuppgifter som behandlas automatiskt.
Den registrerade har i vissa situationer rätt att kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas. Denna rättighet gäller till exempel i situationer där den registrerade bestrider riktigheten av sina personuppgifter eller lagligheten av behandlingen. I sådana fall begränsas behandlingen under den tid det tar att säkerställa uppgifternas riktighet och behandlingens laglighet.
Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter som rör honom eller henne raderas. Denna rättighet gäller endast om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in, om det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen och om uppgifterna inte behöver bevaras enligt lag. Det är alltså inte möjligt att radera uppgifterna så länge det finns en rättslig grund för att bevara dem.
Om behandlingen av personuppgifter enbart grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandlingen av sina personuppgifter om behandlingen grundar sig på den registeransvariges berättigade intresse.
Den registrerade har också rätt att lämna in ett klagomål till Dataskyddsombudet (https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle), om den registrerade anser att den registeransvarige inte fullgör sina skyldigheter som registeransvarig eller på annat sätt inte följer tillämplig dataskyddslagstiftning.
Vid frågor som rör behandling av personuppgifter och de registrerades rättigheter ber vi dig kontakta oss via e-post på tietosuoja@retta.fi. För att skydda personuppgifterna och säkerställa att begäran behandlas på rätt persons vägnar ber vi den registrerade att bekräfta sin identitet innan begäran behandlas.
Denna integritetspolicy uppdaterades senast den 10 november 2026.