Compliance-register

Datum

23.9.2024

Registeransvarig

Retta Isännöinti Oy Gutterivägen 9-11, 00380 Helsingfors

Registeransvarig person(er) / kontaktperson(er)

Jurist Juha Koponen juha.koponen@retta.fi

Registerns namn

Compliance-register (inkl. whistleblowing-kanal)

Syftet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Lagstadlig skyldighet (enligt EU:s whistleblowing-direktiv och nationell lagstiftning). Som ytterligare grund avtal och/eller berättigat intresse.

Registerets innehåll

Personuppgifter som erhållits i samband med iakttagelser eller misstankar om missförhållanden som rör registeransvarig eller dess dotterbolag. Personuppgifterna kan vara olika typer av uppgifter som anmälaren lämnat, t.ex. anmälarens egna kontaktuppgifter och uppgifter om den anmälda personen.

Vanliga källor till personuppgifter

All användning av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Primär källa till personuppgifterna är anmälaren. För att utreda ärenden kan vid behov inhämtas nödvändig information från andra källor.

Regelbunden utlämning av uppgifter

Personuppgifter lämnas inte ut till tredje part. Uppgifter överförs inte utanför EU/EES.

Principer för registersäkerhet

All personuppgifter behandlas med omsorg. När uppgifter lagras på internetservrar säkerställs fysisk och digital säkerhet på lämpligt sätt. Uppgifter kan behandlas både inom och utanför anmälningskanalen. Det finns inga pappersarkiv. Registeransvarig säkerställer att åtkomsten till personuppgifter organiseras på ett sådant sätt att uppgifternas säkerhet och konfidentialitet upprätthålls. Endast de anställda som behöver åtkomst till uppgifterna för att utföra sitt arbete har tillgång till personuppgifterna. Anmälningskanalen är endast tillgänglig för compliance-enheten och lokala handläggare. Lokala kanaler är separata.

Anmälningskanalen är ett WhistleAb-system och ett avtal om behandling av personuppgifter har ingåtts med systemets ägare. Uppgifter kan behöva lämnas ut till exempel till myndigheter eller juridiska rådgivare.

Lagringstider:

Uppgifterna lagras så länge som det är nödvändigt för att behandla anmälan, varefter de raderas från anmälningskanalen.

Registrerade personers rätt att kontrollera uppgifter

En registrerad person har rätt att få tillgång till personuppgifter som rör hen och rätt att begära att felaktiga uppgifter rättas. Om en registrerad person begär att få tillgång till sina personuppgifter eller begär att få felaktiga uppgifter rättade, ska hen skicka en begäran till registeransvarig på e-postadressen tietosuoja@retta.fi. Om det behövs har registeransvarig rätt att be den registrerade personen styrka sin identitet. Registeransvarig svarar på registrerade personers begäran inom den tidsfrist som anges i dataskyddsförordningen (vanligtvis inom en månad).

Registrerade personers övriga rättigheter

Registrerade personer har även andra rättigheter som garanteras av EU:s allmänna dataskyddsförordning, t.ex. rätten att få sina personuppgifter raderade (”rätten att bli glömd”). För att utöva dessa rättigheter ska den registrerade personen framställa en skriftlig begäran till registeransvarig på e-postadressen tietosuoja@retta.fi. Om det behövs kan registeransvarig be den registrerade personen styrka sin identitet. Registeransvarig svarar på registrerade personers begäran inom den tidsfrist som anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning (vanligtvis inom en månad).