Asiakkaiden henkilötietojen käsittely Rettassa

Retta* on Pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut asiantuntijapalvelukonserni. Tuotamme asiakkaillemme kokonaisvaltaisia palveluita ja ratkaisuja asumisen ja toimitilasektorin kiinteistöpalveluissa. 

Retta -konserniin kuuluvat Suomessa Retta Isännöinti, Retta Management, Huoneistokeskus ja Huom! Huoneistomarkkinointi. Ruotsin liiketoiminnoista vastaa Retta Sverige. Retta -konserniin kuuluviin yhtiöiden tietosuojaselosteisiin voit tutustua täältä.

Asiakkaitamme ovat asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöt, kiinteistö-, asunto- ja toimitilakohteiden yksityiset ja julkiset omistajat ja käyttäjät sekä rahastoyhtiöt, pankit ja monet muut kiinteistösektorin toimijat sekä kuluttajat. Yhteistä kaikille konserniyhtiöillemme on asiakaskokemuksen merkitys palveluiden ja tuotteiden kehittämisessä. Parempaa asiakaskokemusta rakennetaan panostamalla asiakaslähtöiseen palvelutuotantoon, aktiivisen palvelukulttuurin kehittämiseen ja vahvaan ammattitaitoiseen toimintaan. Haluamme olla oman alamme asiakaspalvelun edelläkävijä.  

Rettan liiketoiminta edellyttää, että se kerää sidosryhmistään sekä viranomaisista tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Retta toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä. 

Mitä henkilötietoja Retta käsittelee ja missä tarkoituksessa?

Sidosryhmiä ja viranomaisia koskeva rekisteri

Sidosryhmiä ja viranomaisia koskevien rekisterien  henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sidosryhmien ja viranomaisten kanssa. Sidosryhmillä tarkoitetaan eri toimialajärjestöjä ja toimialaliittoja ja Retta- konserniin kuuluvien yhtiöiden hallituksen jäseniä ja muita vastuurooleja.

Sidosryhmiä ja viranomaisia koskevat rekisteri sisältävät viranomaisia ja sidosryhmiä koskevat yhteystiedot, mm. nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Hallitusten jäsenten osalta rekisteri sisältää lisäksi henkilötunnuksen ja palkkioiden  maksamista varten pankkitilitiedon.

Käsittelyperusteena viranomaisten ja hallitusten jäsenten sekä vastuuroolien henkilötietojen osalta on  lakisääteinen velvoite ja suostumus. Muiden sidosryhmään kuuluvien osalta käsittelyperusteena on sopimus, suostumus tai jossain tilanteissa täydentävästi oikeutettu etu.

Mistä Retta saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta.

Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Retta -konsernin sisällä, silloin kun luovuttaminen on tarpeellista ja perusteltua.

Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. Verohallinto).

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Sidosryhmiä ja koskevan rekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sille on hyväksyttävä peruste, esim. toimialajärjestöön perustuvat henkilötiedot poistetaan jäsenyyden päätyttyä tai kirjanpitolain mukainen säilytysaika päättyy.

Miten tiedot suojataan?

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Retta henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Myös mahdollisilta Retta -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse.