Opas: Taloyhtiön uuden hallituksen jäsenen tietopaketti

Hallitustyö on näköalapaikka taloyhtiöön

Taloyhtiön hallituksen jäsen on valittu luottamustoimeen, jossa on hieno mahdollisuus vaikuttaa oman talon asioihin ja arjen sujumiseen. Hallituksessa pääsee osallistumaan niin pieniin kuin suuriin taloyhtiössä tehtäviin päätöksiin.

Hallituksessa pääsee päättämään hyvinkin käytännöllisistä asumisviihtyvyyteen vaikuttavista asioista. Toisaalta hallituksen jäsen saa tilaisuuden vaikuttaa myös isompiin päätöksiin, kuten taloyhtiön korjaushankkeisiin. Niillä on suuri merkitys taloyhtiön kunnon ja arvon kehityksen kannalta.

Taloyhtiön hallituksessa toimiminen on hyvin pitkälle yhteistyötä erilaisten asumiseen liittyvien tahojen kanssa. Tämän takia on hyvä ymmärtää, mitkä asiat kuuluvat hallitukselle, ja mitkä taas isännöitsijälle, huoltoyhtiölle ja osakkaille. Asunto-osakeyhtiölain mukaisesti hallitus on vastuussa taloyhtiön hallinnon, talouden ja kiinteistönpidon järjestämisestä. Hallitus valitsee isännöitsijän, joka on taloyhtiön operatiivinen toimitusjohtaja ja hallituksen oikea käsi. Hän vastaa taloyhtiön hallinnosta ja arjen pyörittämisestä hallituksen ohjeistamana. Isännöitsijä johtaa hallituksen valitseman huoltoyhtiön toimintaa ja valvoo, että huoltotoimet hoidetaan suunnitellusti ja kustannustehokkaasti.

Taloyhtiön osakkaat pääsevät vaikuttamaan talonsa asioihin yhtiökokouksen kautta. Kokouksessa hyväksytään muun muassa taloyhtiön tilinpäätös sekä päätetään yhtiövastikkeista ja valitaan uusi hallitus.

Taloyhtiön hallituksen vastuut ja tehtävät

Hallituksella on taloyhtiössä merkittävä rooli ja monenlaisia tehtäviä. Hallitus edustaa kaikkia taloyhtiön osakkaita. Sen velvollisuus on huolehtia hallinnosta, kiinteistön hoidosta, raha-asioista ja varainhoidon valvonnasta. Hallituksella on oikeus päättää itsenäisesti asioista, jotka eivät vaikuta olennaisesti asumiseen tai asumiskustannuksiin.

Taloyhtiön hallitus toimii yhtiöjärjestyksen, taloyhtiön hyvän hallintotavan ja yhtiökokouksessa päätettyjen tavoitteiden mukaisesti. Tarpeen vaatiessa hallituksen on myös pystyttävä jälkikäteen osoittamaan, että se on toiminut näiden linjausten mukaisesti. Käytännössä hallituksen työn perustan muodostaa asunto-osakeyhtiölaki.

Yhteistyö isännöitsijän kanssa

Taloyhtiön hallitus valitsee isännöintiyrityksen hoitamaan yhtiön hallintoa, kirjanpitoa javarainhoitoa hallituksen antamien ohjeiden jamääräysten mukaisesti. Hallitus ja isännöitsijäovat tiivis työpari: isännöitsijä valmistelee asiathallituksen päätöksentekoa varten.

Isännöitsijän tehtäviin kuuluvat laajasti erilaiset taloyhtiön asiat palveluiden kilpailutustenhoitamisesta talon häiriötilanteiden selvittämiseen. Isännöitsijän tehtävänä on huolehtia, että taloyhtiön arki sujuu ja kiinteistönmarkkina-arvo kehittyy suotuisasti. Taloyhtiönhallitus vastaa isännöintiyrityksen toiminnanvalvonnasta.

Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiökokous on hallituksen, osakkaiden ja koko taloyhtiön kannalta tärkeä tilaisuus. Siellä päätetään asioista, joihin hallituksen päätösvalta ei riitä. Hallituksen tehtävä on huolehtia kokouksen koolle kutsumisesta, järjestelyistä, esityslistasta ja asioiden valmistelusta päätöksentekoa varten.

Hallitus valmistelee varsinaiseen yhtiökokoukseen isännöitsijän tuella tilinpäätöksen, talousarvion ja kunnossapitotarveselvityksen. Hallituksen jäsenten kannattaa tutustua huolellisesti etukäteen yhtiökokousmateriaaliin osatakseen vastata osakkaiden kysymyksiin ja pystyäkseen perustelemaan hallituksen ehdotukset. Hallitus vastaa yhtiökokouksessa tehtyjen päätösten eteenpäin viemisestä.

Korjaushankkeet ja tiedottaminen

Taloyhtiön sekä pienet remontit että suuremmat korjaushankkeet kuuluvat hallituksen tontille. Hallitus voi päättää itsenäisesti pienemmistä korjauksista. Suuremmat hankkeet hallitus valmistelee kunnossapitotarveselvityksen pohjalta yhdessä isännöitsijän kanssa, ja esittelee huolellisesti valmistellut päätösesitykset yhtiökokoukselle.

On hyvä huomioida, että hallituksen jäsenten ei tarvitse olla rakentamisen asiantuntijoita. Isännöitsijällä on merkittävä rooli hallituksen työn tukena, ja hänen tehtävänään on etsiä korjaushankkeelle oikeanlaiset asiantuntijat sekä huolehtia hankkeen hallinnollisesta ja mahdollisesti myös teknisestä johtamisesta. Hallituksen tärkein tehtävä on tuoda hankkeisiin asukkaiden ja osakkaiden näkökulmaa ja huolehtia avoimesta tiedonkulusta osakkaisiin ja asukkaisiin päin.

Taloyhtiön tiedottaminen kuuluukin kokonaisuudessaan hallituksen vastuulle. Hallituksen tehtävä on pitää isännöitsijän tuella osakkaat ja asukkaat ajan tasalla kaikista taloyhtiön tapahtumista ja huolehtia, että osakkaille ja asukkaille jaetaan riittävästi tietoa.

Hallituksen kokoukset ja vuosikello

Taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan vastuulla on kutsua hallitus koolle ja johtaa kokouksia. Puheenjohtaja sopii isännöinnin kanssa, milloin kokous järjestetään, ja isännöitsijä huolehtii käytännön järjestelyistä. Yleensä kutsu toimitetaan viikko ennen kokousta. Puheenjohtajan lisäksi myös yksittäinen hallituksen jäsen tai isännöitsijä voivat vaatia hallitusta kokoontumaan. Jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus olla läsnä kokouksessa. Läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen.

Hallituksen kokousten määrää ei ole säädetty laissa, mutta tavallisesti niitä pidetään 4–6 kertaa vuodessa. Hallituksen on syytä kokoontua useammin, jos taloyhtiössä on meneillään esimerkiksi suuri korjaushanke. Hallituksen kalenterivuoteen sisältyy monenlaisia tehtäviä talkoiden järjestämisestä korjaushankkeiden valmisteluun ja johtamiseen. Hallitustyön vuosikello rytmittää kokousten sisältöä.

Luottamustoimeen valmistautuminen

Jotta taloyhtiön hallitus onnistuisi tehtävässään hyvin, jokaisen hallituksen jäsenen kannattaa asennoitua hoitamaan oma osuutensa huolellisesti. Tämän lisäksi on muistettava keskittyä olennaiseen. Kokonaisuuksien hahmottaminen on tärkeää, sillä hallituksen tehtävä on edistää tasapuolisesti kaikkien osakkaiden etua, ja tarkastella taloyhtiötä sen koko elinkaaren näkökulmasta. Yhdenvertaisuus on yksi asunto-osakeyhtiölain vahvimmista periaatteista. Sen mukaan yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä eivät saa päättää tai tehdä mitään, mikä voi tuottaa yhdelle osakkaalle tai asukkaalle etua toisten kustannuksella.

Toimiva yhteistyö asiantuntijoiden kanssa

Koska taloyhtiössä on monta erilaista toimijaa, yksi tärkeimmistä taidoista on pystyä tekemään yhteistyötä kaikkien osapuolten kanssa. Tähän kuuluu olennaisena osana kyky toimia yhteistyössä mahdollisten ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa. Taloyhtiön johtamisessa tarvitaan myös usein asumisen ja rakentamisen ammattilaisten apua. Hallituksen onkin oltava valmiita ja osattava tarpeen vaatiessa hankkia isännöitsijän avustuksella tukea omaan työhönsä.

Asiakirjat ja sopimukset haltuun

Uuden hallituksen jäsenen kannattaa perehtyätaloyhtiön tärkeimpiin asiakirjoihin ja sopimuksiin. Asunto osakeyhtiölain mukaan jokaisellataloyhtiöllä on oltava yhtiöjärjestys. Siinä onmääritelty, millä perusteella osakkaat maksavatvastikkeita ja minkä tilojen hallintaan kunkinosakkaan osakkeet antavat käyttöoikeuden.  Yhtiöjärjestyksestä voi myös selvitä, mitenkunnossapidon vastuut jakautuvat osakkaan jataloyhtiön välillä.

Edellisvuosien yhtiökokouspöytäkirjoihin tutustuminen on suositeltavaa, jotta hallituksenjäsen ymmärtää oman työnsä lähtökohdat.Taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen on hyvätutustua yleisellä tasolla. Lähempään tarkasteluun kannattaa ottaa taloyhtiön tilinpäätös.Myös kunnossapitotarveselvitys on tärkeä asiakirja hallituksen työn kannalta, sillä siitä näkee,mitä remontteja on tehty, mitä on tulossa sekäsen, mitä edellinen hallitus on suunnitellut tuleville vuosille.

Taloyhtiön hallituksen jäsenen on hyvä hankkiakäsiinsä myös taloyhtiön sopimukset eri yhteistyökumppaneiden kanssa. Niihin kuuluvat muunmuassa isännöinti-, huolto, sähkö- ja energiasopimus. Sopimusten perustietojen lisäksi kannattaa selvittää, mitä sopimuksissa on tarkalleenottaen sovittu, jotta tiedetään, mikä kuuluukumppanin vastuulle ja mikä ei.

Yhteenveto

Taloyhtiön hallituksen jäsenellä on mielenkiintoinen ja monipuolinen mahdollisuus vaikuttaa oman taloyhtiön asioihin ja kiinteistön arvon kehitykseen. Hallitustyön ohjenuorana kannattaa pitää huolellisuutta, osakkaiden tasavertaisuutta ja avointa yhteistyötä asumisen ja rakentamisen ammattilaisten kanssa. Isännöitsijän tehtävänä on tukea hallituksen työtä. Hän huolehtii siitä, että taloyhtiön arki sujuu, päätökset tehdään lainmukaisesti ja hallituksella on työnsä tukena tarvittavat asiantuntijat.

Uuden hallituksen jäsenen muistilista:

  1. Perehdy taloyhtiön asiakirjoihin ja asunto-osakeyhtiölakiin.
  2. Ole aktiivinen, huolellinen ja keskity olennaiseen.
  3. Huolehdi avoimesta tiedonkulusta ja tasavertaisuudesta.
  4. Hyödynnä isännöitsijän asiantuntijuutta ja verkostoja.
  5. Rakenna hyvä yhteistyö taloyhtiön kaikkien osapuolten kanssa.